Hankeorganisaatio ja toimijat

Hankkeen organisoitumista sekä toimijoiden vastuita ja tehtävänjakoa voidaan kuvata esimerkiksi organisaatiokaavion avulla, johon määritellään hankkeen toimijat, työnjako ja vastuut.

Hallintomallit ja vastuunjako SVY-hankkeissa

SVY-verkostohankkeiden organisaatiot ovat rakenteeltaan hyvin yhteneviä. Ne käsittävät kolme päätasoa:

johtoryhmä
toimeenpaneva/koordinoiva taso
tuotanto-/kurssi-/hanketiimi
ylläpitotiimi

Alla oleva kuva havainnollistaa vastuunjakoa.

Hankkeet eroavat lähinnä siinä, mitä päätöksiä tehdään milläkin organisaatiotasolla. Työnjako johtoryhmän ja toimeenpanevan tason päätöksenteossa on vaihteleva.

Pienissä hankkeissa on ”matala ja vikkeläliikkeinen organisaatio” havaittu parhaaksi. Niissä suunnittelu- ja toimeenpanovaltaa käyttävät hankkeiden toimija

Suuret, yli viiden toimintayksikön verkostohankkeet edellyttävät vakiintunutta sisäistä päätöksentekojärjestelmää, joka ei ole henkilösidonnainen. Suurissa hankkeissa päätöksenteossa korostuu professoreiden vastuu ja toimivalta. Niissä toimijatason eli laitoshenkilökunnan informointi ja sitouttaminen on suurempi haaste kuin pienissä hankkeissa: tähän seikkaan, joka heijastuu hankkeen tulosten vakiinnutettavuuteen - on kiinnitettävä huomiota jo hankkeen organisointivaiheessa!

Myös toimeenpanoa suunnittelevan tason ja tuotantotason vastuusuhteet ovat vaihtelevia, sillä samat ihmiset toimivat molemmissa tehtävissä.

Koordinaattori: kannustava monitaituri

Koordinaattorin toimenkuvaa ei ole määritelty tarkasti: se on yleensä muotoutunut tekemisen myötä hankkeen sisäisten vaatimusten pohjalta. Suurissa verkostohankkeissa koordinaattorin toimivaltaan ja kompetenssiin liittyvät kysymykset ovat kriittisempiä kuin pienissä - taustalla voi olla hankkeen päätöksentekoon osallistuvan henkilöstön virka-aseman rakenne, joka on tyypillisesti sitä korkeampi mitä suuremmasta hankkeesta on kyse.

Koordinaattorin tulee tietää kaikista hankkeen osa-alueista riittävästi, pystyä tukemaana verkoston organisaation eri tason . Tärkeä tehtävä on myös verkoston yhteyshenkilöiden ja osahankkeiden tuotantotiimien koordinointi ja yhteydenpidon toimivuuden varmistaminen eri toimijoiden välillä.

Koordinaattorin tehtävät voidaan tiivistää esim. seuraavasti:

johtaa ja kehittää verkoston käytännön toimintaa
esittelee hankesuunnitelmat ja budjetit eli vastaa toiminnan tuloksista ja tuloksellisuudesta johtoryhmälle, vastaa taloudesta koordinoivan yksikön johtajalle, toimii sihteerinä ja esittelijänä johtokunnan ja työvaliokunnan kokouksissa
johtaa opetuksen kehittämistä: vastaa opetuksen erikoismoduulien valmistelusta ja kehittämisestä, kommentoi tuotantotiimien työtä, auttaa tuotantotiimejä raportoinnissa ja sopimusten tekemisessä ja (pienissä hankkeissa) osallistuu opiskelijahallintoon ja -ohjaukseen
solmii yhteyksiä ja hoitaa tiedostusta: valmistelee kansalliseen ja kansainväliseen verkostotoimintaan liittyviä asioita sekä toimii yhteyshenkilönä muihin hankkeisiin
hoitaa johtokunnan tai koordinaatioyksikön hänelle osoittamia muita toimintaan olennaisesti kuuluvia asioita

Hankeyhteyshenkilöt

Hankeyhteyshenkilöt toimivat koordinaattorin tukena ja vastinparina jäsenyliopistoissa.

Haastatelluissa SVY-hankkeissa yhteyshenkilöt toimivat tiedon välittäjinä verkostossa eri toimintayksiköiden (yleensä laitosten) välillä. Hankkeen yhteyshenkilöverkostoa ylläpitää koordinaattori. Hankkeissa yhteyshenkilöt osallistuvat myös tuotantotiimien ja ylläpitotiimien toimintaan.

Miten mitoittaa hankeorganisaatio oikein?

Miten varmistetaan verkosto-osapuolten riittävä ja oikea edustus hankkeen ideoinnissa, suunnittelussa ja toteutuksen työnjaon vahvistamisessa?
Miten varmistetaan hankkeeseen sitoutuminen verkoston eri jäsenyksiköissä?
Miten varmistetaan riittävä toimeenpanovalta hankkeen työntekijöille? Kehittämishankkeille on ominaista matalasti hierarkkisoituneet organisaatiot, ja useissa hankkeissa organisaatiota on edelleen kevennetty sen toimintakyvyn ja tuottavuuden takaamiseksi.