Hankkeista tiedottaminen

SVY-yhteistyön piirissä toteutuvien hankkeiden tiedotus- ja julkistamistoimien tavoitteena on lisätä hankkeiden avoimuutta ja tunnettuutta. Tiedottaminen on yksi merkittävä osa hankkeen vaikuttavuuden varmistamista.

Onnistunut tiedotus

• lisää hankkeen tunnettuutta ja siten osaltaan estää päällekkäisten hankkeiden syntymistä
• edistää hyvien käytäntöjen levittämistä ja kokemusten vaihtoa
• parantaa nykyisiä ja luo uusia yhteistyösuhteita.

Yleiset periaatteet

SVY:n viestinnän kokonaisuudesta vastaa palveluyksikkö. SVY-toimintaan liittyen hankkeiden tiedottamisesta huolehtivat hankkeiden toteuttajat.

Toteuttajan tulee tiedottaa ainakin

• hankkeen käynnistymisestä,
• etenemisestä sekä
• hankkeessa saavutetuista tuloksista.

Tiedotussuunnitelman laatiminen

Tiedottamisvastuu kannattaa ottaa huomioon jo hankkeen suunnitteluvaiheessa (mm. vastuunjaosta sovittaessa ja kustannusarviota laadittaessa). Hyvä hankesuunnitelma sisältää myös tiedotussuunnitelman. Hankkeen ohjausryhmän tulee hyväksyä hankkeen tiedotussuunnitelma sekä seurata sen käytännön toteuttamista.

Yksinkertaisimmillaan tiedotussuunnitelma voi olla aikataulutettu taulukko hankkeen tiedotustoimenpiteistä ja kohderyhmistä.

Hyvä tiedotussuunnitelma sisältää ainakin seuraavat asiat:

• Tavoitteet ja kohderyhmät: Muista erottaa toisistaan sisäinen ja ulkoinen tiedottaminen. Sisäisen tiedotuksen kohderyhmiä ovat mm: tekijät, hankkeessa mukana olevat tahot ja rahoittajat. Ulkoisen tiedotuksen kohderyhmiä ovat mm: potentiaaliset hyödynsaajat, muut SVY-hankkeet, muu yliopistoyhteisö.
• Tiedottamisen keinot ja kanavat: Tiedotuksen välineitä ovat mm. www-sivut, sähköposti, esitteet, julkaisut, julisteet, cd-romit sekä tiedotteet , artikkelit, tiedotustilaisuudet, seminaarit. Keinot ja kanavat määrittyvät kohderyhmien mukaan. Eri kohderyhmien tavoittaminen edellyttää erilaisten viestinnän muotojen yhdistelmiä.
• Tiedotuksen aikataulu, kustannukset ja vastuuhenkilöt: Tee hankkeen eri vaiheita ja koko toteutusajan kattava tiedotusaikataulu sekä arvioi toimenpiteiden kustannukset.
• Tiedottamisen tulosten seurannan muodot: Tiedotussuunnitelmaan on hyvä kirjata toteutettujen tiedotustoimien arvioinnissa noudatettavat periaatteet.