Raportointi ja arviointi: Ohjeita osahankkeille

1. DOKUMENTOINTI

Uusia osahankkeita pyydetään jo heti alkuvaiheessa keräämään ja tallentamaan tietoa itse tuotantoprosessista. Tätä tietoa tarvitaan tulevia osahankkeita varten, jotta nämä pystyisivät hyötymään muiden kokemuksista. Valmiiden materiaalien kuvaukset voidaan tehdä osahankkeen loppuvaiheessa.

Kaikkea dokumentaatiota tehtäessä on muistettava kenelle ja mitä varten tieto kerätään. Hankkeessa mukana oleville jotkut asiat saattavat tuntua niin itsestään selviltä tai vähäpätöisiltä, ettei niitä sisällytetä kuvaukseen tarpeeksi selkeästi tai jopa ollenkaan. Kuvauksien tulee kuitenkin aina olla sellaisia, että niiden perusteella materiaalien muokkaaminen ja täydentäminen sekä jatkokehittely ja muu ylläpito onnistuu sellaiseltakin kollegalta, joka ei ole ollut mukana alkuperäisessä hankkeessa.

Työn helpottamiseksi näiden ohjeiden liitteeksi projektityön vaiheista on koottu lista, jota voi käyttää apuna dokumentoinnissa.

1.1 Osahankkeen etenemisen eli (tuotanto)prosessin kuvaus

Osahankkeen edetessä tekijöille kertyy paljon tietoa mm. prosessin aikana ilmenevistä ongelmista sekä ratkaisuista niihin. Jos tätä arvokasta tietoa ei heti tallenneta systemaattisesti, se unohtuu ja katoaa, eikä sitä voida käyttää verkoston hyödyksi tulevissa osahankkeissa. Virtuaalikielikeskuksen tavoitteena on, ettei jokaisen uuden osahankkeen tarvitsisi ratkaista aina samoja ongelmia kuin mitä aikaisemmat osahankkeet ovat kohdanneet.

Ketään ei ole tarkoitus ylirasittaa ylenmääräisellä ja itsetarkoituksellisella tiedon keruulla. Kokemukset voidaan kirjata vapaamuotoiseksi asiakirjaksi, joka voi olla vaikka jonkinlainen ”päiväkirja” tai ranskalaisilla viivoilla tehty lista kirjoitettuna ihan tavallisella tekstinkäsittelyohjelmalla. Kerättyjen tietojen avulla VKK:lle pyritään tulevaisuudessa laatimaan raportointi- ja tiedonkeruun suunnitelma sekä jonkinlainen mekanismi (työkalu), jolla tieto ja kokemukset hankkeiden etenemisprosesseista voidaan taltioida. Toisin sanoen hankkeiden kokemukset kirjataan listaan tai tietokantaan, joka tulee verkoston käyttöön.

Tietoja pitäisi kerätä seuraavista asioista:

• projektin kuvaus ja tavoitteet (samat kuin osahankehakemuksessa)
• prosessin etenemisen ja vaiheistamisen kuvaus ja dokumentointi (ongelmat, ratkaisut niihin, muut huomionarvoiset asiat, mukana ollut mahdollinen tuki- ja asiantuntijaverkosto)
• hankkeessa tehty taustatyö (mistä idea lähti, miten yhteys kumppaneihin saatiin, jne.)
• mahdolliset copyright-sopimusasiat'
• muut tärkeät asiat

1.2 Valmiin materiaalin kuvaus (metatieto)

Osahankkeiden tuottamista materiaaleista kerätään tarkat tiedot metatietokantaa varten (EVA). Tällaista materiaaliin liittyvää metatietoa on mm. materiaalin eri osioiden tekijät, sisältökuvaus, arvioitu vaikeustaso, tuottamiseen käytetyt ohjelmistot, kuvaus materiaalin mahdollisista käyttötavoista sekä esimerkkejä jo kokeillusta käytöstä.

2. MATERIAALIEN YHTEENSOPIVUUS

Kielikeskuksissa käytetään erilaisia oppimisympäristöjä. Virtuaalikielikeskuksen (eli kaikkien kielikeskusten yhteisten) materiaalien pitää kuitenkin olla mahdollisimman laajasti käytettäviä. On myös muistettava, että materiaaleja pitää pystyä käsittelemään (mm. päivittämään ja kehittämään) helposti edelleen.

Mikäli materiaalit halutaan integroida johonkin tiettyyn ympäristöön, osahankkeiden tulee huolehtia siitä, että kaikki tuotetut materiaalit (tekstit, tehtävät, videot jne.) tallennetaan myös jossain yleisesti käytössä olevassa muodossa, jolloin niitä voidaan käsitellä yleisesti käytössä olevilla työkaluohjelmilla. Tällaiset materiaalit voi toimittaa virtuaalikielikeskukselle esim. CD-romilla.

Yleisiä muotoja ovat esimerkiksi:

• PDF (teksti, kuvat, powerpoint-kalvot)
• RTF (teksti)
• DOC (teksti)
• HTML, XML (tai vastaava standardi www-sivujen kuvauskieli)
• JavaScript (ohjelmointikieli - käytetään mm. www-sivuissa)
• Flash (animaatio)
• MP3 (ääni)
• RM (Real Media) (video ja ääni)
• MPEG 2 (video)

Listaa muokataan ja tarkennetaan aina tarvittaessa. Epäselvissä tilanteissa voi ottaa yhteyttä virtuaalikielikeskuksen ohjausryhmään.

HUOM! SVY:n hankeoppaasta löytyy ohjeita ja käytänteitä kaikille verkostohankkeita käynnistäville, suunnitteleville ja koordinoiville henkilöille.

Hankkeita suunniteltaessa myös näistä Peppi Taalaksen kommenteista on varmasti apua: Kommentit elektronisista oppimateriaaleista VKK:n verkostopäivillä 23.8.04.