Det enkla är det vackra - också i fråga om elektroniska tjänster

Webbtjänster kan indelas i information, interaktion, elektronisk ärendehantering och samarbete mellan olika organisationer. Vi har i små steg genomgått alla de ovan nämnda utvecklingsfaserna. Våren 1994 tog Tammerfors universitet webbtjänsten i informationsbruk. Nästan genast därefter fick jag frågan när tentamensresultaten läggs ut på nätet. Mitt svar då var att genast när vi har ett intranät. Så skedde på våren 2000. Men varför dröjde det så här länge?

Enligt min tolkning får man inte lägga ut personuppgifter på det öppna internet, varför en fungerande och laglig ärendehantering förutsätter att man har ett intranät, vilket i sin tur kräver att man har en fungerande användaridentifiering. Därutöver har vårt mål varit att nya tjänster inte får orsaka extra arbete och att de som helhet skall fungera bättre än tidigare system. Så när vi sedan fick ett klart behov av en tjänst för tentamensresultat samt hade kända användare, ett intranät och ett studieadministrativt system som kunde göra en kopia av listan på anslagstavlan för webben tog vi tjänsten i bruk. Vi var inte ens bland de sista universiteten i fråga om detta.

I en organisation av Tammerfors universitets storlek fann vi det då vara förnuftigast att genomföra användaridentifieringen utifrån en användardatabas i vilken uppgifterna om studenterna och personalen kopieras ur det operativa systemet, dvs. det studieadministrativa systemet och person- och tjänsteregistret. Det här möjliggör att användarnamn öppnas och stängs vid rätt tid. Systemet känns fortfarande som den rätta lösningen. Jag hoppas att förmedling av den här typen av god praxis mellan aktörerna vid universiteten främjas på alla lämpliga sätt.

En ny fas i nättjänsterna

Nu år 2004 är begreppet elektronisk ärendehantering i allmänt bruk vid Tammerfors universitet. För att skapa mig en bild av hur vi ligger till i cyberrymden gjorde jag den 30 mars en googlesökning och kunde konstatera att Tammerfors universitet hamnade på träfflistans åttonde plats med de finska sökorden "sähköinen" och "asiointi". Med tre sökord "sähköinen", "asiointi" och "yliopisto" hamnade vi överst med det öppna universitetets och NettiOpsus sidor. Det här övertygade mig om att vi är på rätt väg i den här saken. De exempel från Tammerfors universitet som jag ger i den här artikeln återspeglar de principer som jag anser vara ett bra sätt att agera enligt, men ingalunda det enda rätta.

Universiteten är i färd med att i nättjänstsutvecklingen övergå till en allt mer förädlad och krävande fas, dvs. samarbete mellan olika organisationer. Att genomföra JOO-avtalet är en central utmaning. Samtidigt förutsätts att systemet med personliga utbildningsplaner (HOPS) tas i omfattande bruk under de närmaste åren. Dessutom följer internationella utvecklingsbehov av Bolognaprocessens mål att skapa ett europeiskt område för högre utbildning (EHEA) vilket kräver att de nationella systemen bringas i överensstämmelse med de internationellt definierade målen.

Det här blir mycket att svälja, åtminstone i en enda bit. De mångfacetterade problemen kräver både arbete och eftertanke. Kanske ändå hellre i omvänd ordning och i extrema fall bägge på en gång - och dessutom tillsammans med övriga aktörer.

Här lägger jag fram ett par enkla uppfattningar om datorer och datasystem som kanske hjälper läsaren att förstå hur jag tänker. 1) Datorn är dum och 2) Datorn gör inte det du vill utan det du befaller den att göra. Min approach i fråga om planering av datasystem är att om systemet inte fungerar som pappersprocess fungerar det inte heller bättre elektroniskt - om det överhuvudtaget fungerar. Vårt allmänt omfattade mål är att göra enkla tillämpningar så att användarna kan använda dem och så att de är flexibla att underhålla och utveckla.

Vad är det då Bolognaprocessen förutsätter? De europeiska akademiska medborgarnas mobilitet kan i framtiden inte genomföras utan att dokumentet Diploma Supplement bifogas till examensbeviset, som i sin tur inte kan genomföras utan ett flerspråkigt studieadministrativt system. Vi har valt språken finska och engelska. Dessutom skall studierna dimensioneras enligt ECTS-systemet.

För ibruktagandet av HOPS krävs beslut av universitetet om vad HOPS är, vad man skall göra med det samt när och vem som skall ta det i bruk. Därefter kan man definiera vilka de centrala egenskaperna i eHOPS (elektroniska personliga utbildningsplaner) och vilka andra egenskaper som senare kan läggas till. Enligt vad jag hört pågår det cirka 30 HOPS-projekt i Finland. Jag tror att vi genom ett gott samarbete på riksnivå inte kommer att behöva genomföra fullt så här många projekt.

Samarbete kräver gemensamt språk och harmoniserade arbetssätt

Vad kräver eHops av övriga informationssystem? Enligt min uppfattning är eHOPS ett nytt gränssnitt för det studieadministrativa systemet som förutsätter att det finns en fungerande elektronisk ärendehantering, en elektronisk studieplan och ett utbildningsprogram som innehåller det årliga utbildningsutbudet. När detta kombineras med flexibla studier mellan universiteten kommer vi till den mer utvecklade fas i webbtjänsterna som jag tidigare nämnde där begrepp och metoder måste definieras så entydigt att aktörerna och informationssystemen vid universiteten förstår varandra rätt.

Det här kallas med ett annat ord standardisering, men det är ingen styggelse ens för en representant för ett samhällsvetenskapligt universitet. Under den här våren måste på riksnivå enighet nås om vad så enkla begrepp som studieperiod och studiehelhet är och vilka egenskaper de har. Lyckligtvis pågår detta arbete redan. Definitionen på studieperiod torde vara klar i maj, och de grundläggande frågorna när det gäller studieplaner, studieprogram och eHOPS kommer att gås igenom på en workshop som ordnas av Finlands virtuella universitet i Tammerfors den 20 maj. Förutom gemensamt språk kräver elektronisk ärendehantering mellan universiteten en säker och fungerande användaridentifikation som bygger på förtroende.

Närmare information om utvecklingen av eGuiden på FVU:s nättjänst (på finska).

Förutsättningar för tjänsternas användning?

Hur skall tjänsterna tas i bruk? Det måste finnas ett behov av och äkta efterfrågan på en tjänst. Och det har funnits ett inte så litet behov. Under de senaste 1,5 åren har över 160 000 inloggningar skett på Tammerfors universitets elektroniska tjänster. Dessutom är information och anvisningar viktiga saker. Universitetets webbsidor är ett verktyg för medlemmarna i universitetssamfundet och således lämpliga för att informera om elektroniska tjänster på. Men för att få nya användare är det skäl att utnyttja även alla andra medier.

Driftsproblemen vid Tammerfors universitet har varit få, och största delen har hänfört sig till de cookies och den 128-bitars krypteringsnyckel tjänsten kräver. Synliga anvisningar om detta finns på NettiOpsus ingångssida. Nu när det är tekniskt möjligt för alla att genomföra elektroniska tjänster, kan och skall man beakta även de olika användargruppernas krav på tillgänglighet och användbarhet.

Alla universitet har redan en nättjänstsstrategi i syfte att komplettera universitets verksamhetsstrategi med avseende på utvecklingen av elektroniska tjänster. Syftet är att nättjänsterna skall vara till tydlig nytta för både användare och tjänsteproducenter. Det här betyder t.ex. att man vid Tammerfors universitet varken planerar eller genomför sådana nättjänster där personalen skulle bli tvungen att upprepa det användaren gör. Den som tillhandahåller en tjänst skall kunna se att tjänsten är till nytta dels genom att arbetsuppgifterna minskar, dels genom att informationsöverföringen snabbas upp. För användaren skall tjänsten göra det enklare att söka information och sköta sina ärenden.

Vi har försökt genomföra strategin genom att sammanföra ärendehantering och underhåll som spritts över olika enheter så att användaren ser nättjänsten men inte nödvändigtvis vem som underhåller den i de fall det inte är nödvändigt. Ett exempel på detta är en sida (på finska) som samlar alla studenternas elektroniska tjänster till ett ställe. En mer avancerad version av detta är de studieadministrativa tjänsterna på NettiOpsu (på finska) som man kommer till med en inloggning. Statistik om det öppna universitetet som är öppet för alla finns på en sida (på finska) - varför det inte krävs att den som letar efter information behöver känna till universitetets organisation.

Kommande utmaningar

Utredningsman Sakari Ahola föreslår att den gemensamma antagningen till universiteten skall genomföras i sökande- och studierättsregistret. Genomförandet torde vara möjligt eftersom Harek var bland de första webbaserade myndighetstillämpningarna i omfattande bruk. Det kommer att vara en stor utmaning om antagningen till universiteten i sin helhet genomförs elektroniskt - dvs. till största delen utan en kompletterande eller parallell pappersprocess. Hur identifierar man 70 000 sökande på ett pålitligt och enkelt sätt utan betungande anvisningar? Jag kunde kanske föreslå att man delar ut ett kort eller något annat föremål som möjliggör elektronisk indentifiering åtminstone till alla gymnasister.

Till sist

Jag har här fokuserat på elektronisk ärendehantering närmast i fråga om studier. I framtiden kommer även de elektroniska tjänsterna att gälla personalen genom att sådana tjänster i anknytning till anställningsförhållandet som lämpar sig för elektronisk hantering inbegrips. I fråga om universitetsverksamheten i sin helhet borde alla hinder för elektronisk arkivering av information som skall sparas permanent bortskaffas.

Eftersom universiteten svarar för den högsta undervisningen och tillhörande forskning skall universitetsverksamheten genomföras så exemplariskt att studenterna medan de studerar lär sig god praxis i fråga om att tillämpa såväl personuppgiftslagen som annan relevant lagstiftning. Detta ger studenterna en god modell för fungerande och säker elektronisk ärendehantering med tanke på kommande arbetsuppgifter.

Mikko Markkola, systemchef

Skribenten arbetar på avdelningen för studie- och internationella ärenden vid Tammerfors universitet och ansvarar för det studieadministrativa systemet.