Utbytesstudenterna erbjuds kurser från fyra högskolor i Tammerfors via nätet – fungerar e-tjänsterna?

Den elektroniska ansökningsprocessen ur användarsynvikel

Fall 1: Sabine

Sabine har hittat två intressanta kurser i Tammerforshögskolornas gemensamma engelskspråkiga SITR-kursutbud som arrangeras vid ett av universiteten i Tammerfors. Denna vår anordnas inte motsvarande kurser vid den yrkeshögskola där Sabine är utbytesstudent. Sabines hemuniversitet i Tyskland meddelar dock att kurserna i fråga väl kan ingå i Sabines studieplan under utbytesperioden. Sålunda lägger hon kurserna i sin varukorg och loggar med användarnamnet och lösenordet från sin finska yrkeshögskola in för att fylla i den elektroniska ansökan till universitetets kurser. Ansökan går smidigt eftersom en del av uppgifterna är förifyllda och flyttas från yrkeshögskolan till universitetet.

Strax därefter får Sabine ett meddelande per e-post att hon uppfyller kraven för bägge kurserna och alltså är välkommen att läsa dem. Samtidigt får hon anvisningar om hur man anmäler sig som studerande vid en annan högskola i Tammerforsregionen. Behändigt att inte behöva ge sig av någonstans när allt kan göras hemma på datorn, anser Sabine.

Fall 2: Wyngyong

Wyngyong har avlagt alla kurser i engelska i sitt hemland med bästa betyg, men förstår inte vad européerna säger. Men om han säger detta högt, tappar han ansiktet. Bäst är alltså att le och nicka – som om man skulle förstå. Lyckligtvis finns alla anvisningar om hur man ansöker till SITR-kurser på internet. Och då behöver man inte vara orolig över om man förstår europeiskt uttal eller inte.

Fall 3: Salvatore

Salvatore är irriterad. Han kom inte in på en kurs vid yrkeshögskolan eftersom han var för sent ute med sin ansökan. Sent?? Måste man följa tidsfrister och anvisningar i Finland?? Går det faktiskt inte att diskutera saken med någon längre? Salvatore förundrar sig över att man i Finland överallt måste använda datorn för att få sina ärenden skötta. Det vore mycket trevligare att titta in hos personalen på internationella byrån och lärarna och på det sättet försöka komma med på kursen.

Men efter att personalen än en gång har instruerat Salvatore i hur man använder internet och talat om att all information verkligen finns där, hittar han även andra intressanta kurser, till och med vid sitt eget universitet. Han beslutar dock att för säkerhets skull tala med så många av lärarna och administrationspersonalen som möjligt vid samtliga högskolor i Tammerforsregionen.

Pilotprojekt för e-tjänster över yrkeshögskole- och universitetsgränserna

Inom SITR-projektet beslöt man 2005 att lägga ut på nätet de fyra högskolornas engelskspråkiga kursutbud för utländska studenter och ingick ett avtal om utbytesstudenternas särskilda rätt att läsa kurser vid de övriga högskolorna. För detta ändamål utvecklade projektet en gemensam elektronisk ansökningsprocess och en gemensam elektronisk studierådgivning. E-tjänsten sågs som den enda möjligheten att ge alla utbytesstudenter i Birkaland samma möjlighet, oavsett ort, att dra nytta av projektets tjänster.

Som ett resultat av utvecklingsarbetet använde SITR under åren 2006–2007 en självskapad ansökningsprocess allt från valet av kurs till att studierätt beviljas. Processen var enkel och användarvänlig. Den saknade dock elektronisk identifiering av studenterna. Därför var det tidskrävande att kontrollera att studerandestatus (eller avsaknaden av den) och alla uppgifter om de sökande var korrekta.

Efter att SITR i början av 2008 övergick till att använda det FVU-administrerade ansökningssystemet Joopas har behandlingen av ansökningarna försnabbats: Endast de studenter som är inskrivna i de högskolor som ingår i nätverket kan ansöka till kurserna och automatiskt överförd information är tillförlitligare än uppgifter som studenterna själva skriver in. Samtidigt tog SITR även i bruk kursdatabasen i FVU:s Joopas.fi-tjänst med målsättningen att kursinformationen ska överföras och uppdateras automatiskt i framtiden.

Skräddarsytt system för SITR och e-tjänsternas utmaningar

Det nya system som tillsammans med FVU har skräddarsytts för det gemensamma nätverket SITR för Tammerforsregionens högskolor ger utbytesstudenterna en allt mer flexibel ansökningsprocess ända från kursvalet till att studierätt beviljas. Dessutom erbjuder det en ny slags möjlighet till statistik och rapportering av den lokala studentmobiliteten. Detta förutsatt att man lyckas få alla studerande i målgruppen att använda det nya systemet och den elektroniska tjänsten.

Ur studenten synvinkel sett har den nya elektroniska ansökningen flera faser, vilket kan kännas komplicerat. Utländska studenter utgör även annars en krävande målgrupp eftersom viljan och beredskapen att sköta ärenden elektroniskt kan variera. E-tjänster är inte i andra delar i världen lika vanliga som i Finland. Det finländska självbetjäningssamhället och självbetjäningskulturen är en stor chock för många utländska studenter.

I Finland också för att lära sig elektronisk ärendehantering

Sabine och Wynguong läste noga sina elektroniska anvisningar och hittade fram till rätt klass och i rätt tid. Där möttes Wyngyong av en glad överraskning: Det fanns även andra utbytesstuderande från hans hemland! För Sabine var många av kursdeltagarna bekanta sedan tidigare via Erasmus-studenternas Facebook

Salvatore däremot syns inte till på föreläsningarna. Han orkade aldrig läsa igenom de elektroniska anvisningarna, utan stack sig hellre in på ett café för att prata med folk. Enligt honom är allt administrativt och alla anvisningar ytterst tråkiga och onödiga. Dem kan man alltså deleta genast – utan att läsa dem.

Mandan läser ingen e-post och får alltså inga administrativa meddelanden. Han har inte ens aktiverat sitt användarnamn vid högskolan. Mandan avbryter kursen när han hör att en essä ska lämnas in till läraren per e-post. När han upptäcker att det är svårt att få jobb i Finland om man inte klarar av en dator, dyker Mandan upp på internationella byrån för att höra sig för om det nu i sommar ordnas grundkurser i adb.

Utvecklingen av de elektroniska tjänsterna för utländska studenter i Tammerforsregionen fortsätter inom SITR-projektet. Trots allt och i synnerhet därför.

Maria Kristiina Virtanen

Skribeten leder internationaliseringsprojektet Studying in Tampere Region (SITR) som är gemensamt för högskolorna i Tammerforsregionen. I SITR-projektet ingår Tammerfors universitet, Tammerfors tekniska universitet, Tammerfors yrkeshögskola och Birkalands yrkeshögskola och det utvecklar tjänster för utländska högskolestuderande i regionen i syfte att främja deras studier, anpassning och inträde i arbetslivet. Projektets olika delprojekt har finansierats bland annat av Undervisningsministeriet, EU, FVU, UNIPOLI Tampere, Tammerfors stad och Birkalands förbund.