Systemet för att administrera studentmobilitet en del av studieförvaltningens datasystem
I bästa fall ger universitetsstudier de studerande färdigheter i kritisk informationsinsamling och i att skapa ny kunskap. Det här inbegriper också förmågan att söka sig till studier som lämpar sig för de egna lärandemålen – också inom andra studievägar och discipliner än de som hemuniversitet erbjuder. Det här skapar studentmobilitet över högskolegränserna både nationellt och i allt högre grad även internationellt. Det är en stor utmaning för studieförvaltningens datasystem att stödja och administrera mobiliteten.
Numera talas det allt mer om arbetslivsorienterade studievägar eller studiekarriärer. Studerande uppmuntras till universitetsstudier via olika kanaler och den enskilda studentens studier begränsar sig inte längre till enbart ett lärosäte. Det behövs aktuell och informativ information om de studier och studiemöjligheter som står till buds, och informationen bör beskriva innehållet i studierna så mångsidigt som möjligt. Enhetlig och beskrivande information bör finnas att tillgå via olika tjänster och kanaler. Studier över högskolegränserna skapar också behov av att överföra uppgifter om studenterna och deras studierätter och prestationer mellan högskolornas datasystem. All denna dataöverföring mellan datasystemen bör i dagens läge ske ekonomiskt, effektivt och säkert.
Finlands virtuella universitet tog sig an denna utmaning långt innan man i någon större utsträckning upplevde att det behövs en gemensam definiering av undervisningsinformation eller utbyte av information om studierätter och prestationer mellan högskolornas datasystem. I samarbete med universitetens studieadministration planerade man och tog i bruk en elektronisk tjänst för studentmobilitet med utgångspunkt i behoven hos de flexibla JOO-studierna. Ansökningssystemet till JOO-studierna utgör en del av FVU:s tjänst Joopas och ibruktagandet vad gäller behandlingen av JOO-studierätter har gått bra; systemet används i dagens läge på de flesta universitet. Nästan alla ansökningar om studierätt enligt JOO-avtalet mellan universiteten behandlas i systemet (över 3 000 ansökningar 2008).
Vid utvecklingen av systemet ville man från början bereda sig för framtiden så att också överföring av stora mängder information vid behov kan ske effektivt och säkert. Man ville undvika att tekniken eller klumpiga datasystem ska hindra eller bromsa en ökning av studentmobiliteten. I det här har det virtuella universitetet varit före sin tid, vilket i praktiken har inneburit att vi mött många utmaningar och problem att lösa.
Det hade varit mycket motsägelsefullt att producera allt fler nätstudiemöjligheter och samtidigt förutsätta att studenterna för att kunna delta i dessa hade varit tvungna att resa runt om i Finland för att utnyttja sin studierätt. Att behandla ansökan i pappersform, där de handlingar som krävs för studierättsansökan, bl.a. studieregisterutdrag och personlig studieplan, skickas runt från en handläggare till en annan i flera dagar, kan inte anses vara en modern process och inte heller effektivt myndighetsarbete.
Utmaningar i att skapa datasystem över högskolegränserna
En av de största utmaningarna för dataöverföring mellan högskolorna var avsaknaden av en enhetlig terminologi inom studieadministrationen, dvs. en gemensam standard. Inom FVU-samarbetsprojekt har man därför utfört grundläggande definieringsarbete för att standardisera informationen om studieutbud, studieprestationer och studierätt (de s.k. M-definieringarna). Utan denna standardisering och ibruktagande av standarderna vore dataöverföringen mellan datasystemen inte möjlig.
Automatiserad överföring av personuppgifter mellan högskolorna måste grunda sig på ömsesidigt förtroende för att uppgifterna är korrekta och dataskyddet i skick. Lösningen på denna utmaning är Haka-förtroendenätverket mellan högskolorna som började skapas samtidigt som det blev aktuellt att ta i bruk ansökningssystemet för JOO-studier på nationell nivå. För att kunna ta i bruk ansökningssystemet krävdes att universiteten också införde det autentiseringssystem som Haka-förtroendenätverket (Haka-luottamusverkosto) förutsätter. Det här beslutet innebar att tjänsten togs i bruk i en långsammare takt. Nu ingår dock nästan alla universitet i förtroendenätverket och det har också skapats flera tjänster av samma typ som JOOPAS-ansökningssystemet, där man kan logga in med sitt användarnamn från det egna universitetet. Också förtroendenätverket har tagit ett steg framåt. Nordiskt samarbete har resulterat i Kalmarunionen som innebär att studerande och anställda vid högskolor i Finland kan logga in med användarnamnet från sin hemhögskola till högskoletjänster i de övriga nordiska länderna, och tvärtom.
Den tredje – och kanske största – utmaningen i att skapa datasystem är att förutse framtiden. Diskussionen om exempelvis nyttan av JOOPAS-ansökningssystemet förs alltför ofta med tämligen kortsiktiga argument. Flexibel, effektiv och säker dataöverföring mellan universiteten ses inte som en framgångsfaktor för hela universitetsväsendet som hänför sig till främjandet av nationella högskolepolitiska mål.
Det avslutade Informationssamhällsprogrammets tidigare programchef och nuvarande ordförande för SFS:s ledningsgrupp för informationsteknisk standardisering Katriina Harjuhahto-Madetoja konstaterar i sin kolumn i Tietoviikko (27.2.2009) att målet för IT-standardiseringen framför allt är en bättre kompabilitet mellan tjänster, apparater, nät och datasystem, och en kostnadseffektiv utveckling och administration av dessa. Trots att standardisering är ett långsiktigt och tidskrävande arbete, återbetalar det sig i form av system inom den offentliga sektorn som fungerar bättre. Genomförande av standardiseringen på nationell nivå kräver ofrånkomligen insatser också från den offentliga sektorn.
Inom FVU har man satsat flera år av samarbete för att möjliggöra överföring av information mellan universiteten. Nu kan vi plocka frukten av de första ansträngningarna. Ett fungerade system för administration av studentmobiliteten garanterar en snabb och smidig behandling ur såväl studenternas som handläggarnas perspektiv. Det säkerställer också att informationen är korrekt och processen genomskinlig i alla skeden. Överlag minskar ansökningssystemet onödiga arbetsmoment och främjar förnuftig tidsanvändning. Exempelvis kan behandlingen av hundra ansökningar i pappersformat med utskick för utlåtanden och beslut ta mer tid i anspråk än hanteringen av tusen ansökningar i ett välplanerat och fungerande elektroniskt system.
FVU:s servicesystem för flexibla studier – ett redskap för mobilitet mellan högskolorna
Volymerna på mobiliteten mellan universiteten inom ramen för JOO-avtalet fördelar sig inte jämnt mellan universiteten, utan vid vissa är mobiliteten enligt avtalet mycket liten. Mobiliteten enligt JOO-avtalet utgör dock bara en del av studenters rörlighet mellan universiteten och av behovet att överföra uppgifter om studerande (t.ex. deras studierätter och prestation) mellan högskolornas studieadministrativa datasystem.
Vid några högskolor funderar man som bäst på att ta fram elektroniska system för att hantera det växande internationella studentutbytet. I regionala projekt för strukturell utveckling av högskolorna planeras ett gemensamt studieutbud, gemensamma biämnesstudier och eventuella andra utvidgade studierätter mellan högskolorna. Allt detta skapar behov av dataöverföring och mobilitetshantering. I dessa sammanhang är det möjligt att utnyttja det arbete som har utförts vid utvecklingen av FVU:s tjänst JOOPAS.fi. Exempelvis det system som producerats för JOO-administrationen används ju redan vid de flesta universitet och vid vissa yrkeshögskolor, så det är bekant för högskolans egna studerande och administratörer. Systemets användbarhet har utvecklats systematiskt utifrån användarkommentarer och testning, i motsats till vissa andra webbtjänster som högskolorna använder.
Systemfunktionerna och den fungerande tekniska plattformen i universitetens gemensamma portal skulle kunna vara ett kostnadseffektivt alternativ för de elektroniska lösningar som behövs till stöd för mobiliteten. Vid hanteringen av mobilitet är det fråga om att överföra information om studenternas studierätter till studentregistret vid högskolan som producerar studierna, att behandla och registrera studierätter samt att registrera prestationer på rätt plats. Processen är i själva verket densamma oavsett mobilitetstyp.
Också administrationen av forskarskolornas mobilitet skulle kunna skötas i samarbete mellan universiteten med hjälp av tjänster och tekniska lösningar som redan finns. Universiteten har för närvarande cirka hundra forskarskolor med drygt 1 500 forskarstuderande. Deras studieadministrativa rutiner varierar stort. Gränssnittslösningarna inom Joopas-systemet för olika universitets undervisningsinformation, studentinformation och prestationsinformation lämpar sig mycket väl som grund för hantering också av forskarskolornas information. Eftersom universiteten redan använder Joopas och känner processen skulle ibruktagandet gå enklare än med ett helt nytt system.
Nyttan och kostnaderna som JOOPAS-systemet har medfört utvärderas som bäst vid flera universitet. I detta sammanhang vore det viktigt att också väga potentiell nytta i förhållande till universitetens egna strategiska planer och mål samt till de förändringar som ofrånkomligen också påverkar universitetens omvärld när åldersklasserna minskar, trycket på internationalisering växer och kraven på effektiviserad högskoleutbildningen ökar. När man evaluerar fördelarna och kostnaderna hos det administrationssystem för studentmobilitet som skapats inom ramen för FVU bör man utöver nyttan av att effektivisera universitetets nuvarande verksamhet också beakta ett eventuellt växande behov att överföra sådan information som uppstår när studiekarriärerna blir allt mer mångformiga.
Som ovan har beskrivits, har det vid skapandet av JOOPAS-systemet utförts banbrytande arbete för att få universitetens studieinformationssystem att kommunicera med varandra på systemnivå så att dataöverföring mellan universiteten ska vara möjlig. Arbetet har utförts i form av samarbete inom det virtuella universitetet och med ett stort antal experter. Universiteten och Undervisningsministeriet har insett det meningsfulla med arbetet och har därför varit villiga att göra stora ekonomiska satsningar.
Julian Lindberg och Eija Ristimäki
Julian Lindberg är utvecklingschef vid FVU:s serviceenhet och Eija Ristimäki är enhetens kommunikationschef.