FVU-info Juni 2005

I detta nummer:

• Ansökan om flexibel studierätt blir elektronisk – JOO-ansökningssystem i pilotanvändning
• Första erfarenheterna av elektronisk JOO-ansökan positiva
• Underlättar behandlingen av ansökningar – varje universitet avgör sitt användningssätt
• Heltäckande elektroniskt stödsystem för flexibla studier är målet

Aktuellt

 Seminarium om kvalitetsrevision av virtuell universitetsverksamhet den 20 juni  | FVU:s serviceenhet arrangerar i samarbete med projektet VOPLA seminariet eLearning and Virtual University Initiatives in the European Higher Education Area – future perspectives and quality management den 20 juni med början kl. 16.00 i Helsingfors universitets lokaler. Anmälan senast den 15 juni.

EDEN-konferens den 20–23 juni på Dipoli i Esbo | EDEN – European Distance and E-Learning Network arrangerar årets konferens på Dipoli i Esbo. De viktigaste samarbetspartnerna för konferensarrangemangen är Finlands virtuella universitet och TKK Dipoli. Anmälan senast den 10 juni.

PedaForums sommardagar 16–17 augusti i Villmanstrand | Vid seminariet behandlas aktuella teman inom universitetsundervisning och universitetsstudier med särskild fokus på interaktion. Programmet upptar även en rad intressanta teman och workshopar om nätundervisning. Seminariet arrangeras av PedaForum och Villmanstrands tekniska universitet med stöd från undervisningsministeriet. Anmälan senast den 10 juni.

Ansökningsomgång för programmet eLearning – sista ansökningsdag den 4 juli | Kommissionen har publicerat en inbjudan att lämna förslag inom programmet eLearning. Förslagen kan lämnas senast den 4 juli och kan gälla tre temaområden: främjande av digital kompetens, europeiska virtuella högskolor och övergripande insatser. Löptiden för varje föreslaget projekt kan vara 12–24 månader. Stöd från kommissionen kan användas för finansiering av kostnader som uppstått efter den 1 januari 2006.

 Material från konferensen Crossborder Networking and Learning i Vasa i april nu på nätet  | Konferensen som anordnades av UniZon Kvarken och UniNet – experter på samarbete mellan högskolor och universitet – hölls på Lärocentret Tritonia vid Vasa universitet den 18–19 april. Ett omfattande paket med material från konferensen har publicerats. Materialet är en sammanfattning av konferensen i ord och bild samt som videoinspelningar.

Mer om aktuella seminarier och evenemang under Händelsekalendern och Nyheter (på finska).

Till början

Ansökan om flexibel studierätt blir elektronisk – JOO-ansökningssystem i pilotanvändning

Genom det riksomfattande JOO-avtalet (JOO = joustava opinto-oikeus, i översättning flexibel studierätt) har examensstuderandena vid universiteten sedan augusti i fjol haft möjlighet att läsa biämnen vid vilket som helst av de finländska universiteten. JOO-avtalet har beretts av FVU och undertecknats av universitetsrektorerna. Till stöd för ansökningsprocessen finns webbtjänsten JOOPAS som administreras av FVU. I anslutning till denna tjänst pilottestas nu elektronisk ansökan.

Projektet LiTu:s (Liikkuvuuden Tukí) första fas pilottestar ett elektroniskt system för att ansöka till JOO-studier. Testet har pågått sedan slutet av mars vid Tekniska högskolan, Helsingfors handelshögskola och humanistiska, statsvetenskapliga och teologiska fakulteterna vid Helsingfors universitet. I det första skedet av JOO-ansökningssystemet är det möjligt att elektroniskt fylla i och skicka ansökningsblanketten samt handlägga ansökningarna vid hem- och måluniversiteten.

Studenterna vid pilotuniversiteten har kunnat använda sig av den elektroniska ansökningsblanketten när de söker till en annan högskola som är med i pilotförsöket. De övriga universiteten har tillsvidare utnyttjat den tryckta blanketten.

Den här vårens JOO-ansökningstid håller på att gå ut. Till teologiska fakulteten vid Helsingfors universitet och Tekniska högskolan kan man ansöka kontinuerligt. Ansökningstiden till Helsingfors handelshögskola och de övriga fakulteterna vid Helsingfors universitet har redan utgått. Behandlingen av ansökningarna pågår ännu i juni. Pilotförsöket utgår i slutet av juni, men man kan fortsättningsvis logga in i systemet under sommaren. Även ansökan hösten 2005 sker elektroniskt vid de universitet som nu är med i projektet.

Genom det elektroniska systemet för ansökan strävar man efter att göra det lättare för studenterna att ansöka till JOO-studier och för studiebyråernas personal att handlägga ansökningarna. När ansökan görs på den tryckta blanketten är praxisen vid många universitet den att de studerande först fyller i ansökan och därefter lämnar in den inklusive bilagorna till sitt hemuniversitet för förordande. Efter att ansökan förordats skickar studenterna själva ansökan till måluniversitetet. Universiteten har dessutom olika ansökningstider gällande JOO och olika långa handläggningstider.

För studieadministrationens del erbjuder JOO-ansökningssystemet hjälp bland annat för statistikföringen och faktureringen mellan universiteten. Det är enklare att ta fram nödvändig information ur en databas än från ansökningar på papper.

Till början

JOO-ansökningssystemet beaktar att ansökningar handläggs på olika sätt

”JOO-ansökningssystemet har fåtts att fungera vid tre universitet även om deras processer för att handlägga ansökningarna har varit olika. Den första pilotfasen har tillsvidare gett goda erfarenheter om hur det är att använda ett enda datasystem inom olika organisationer”, berättar projektchef Raija Halonen.

JOO-ansökningsblanketterna hanteras på olika sätt beroende på universitet:

• Vid Helsingfors handelshögskola behandlas JOO-ansökningarna centralt och även beslutet fattas centralt av studiebyrån som är gemensam för alla institutioner.
• Vid Helsingfors universitet är handläggningen av ansökningarna och beslutsfattande spritt på fakulteterna som självständigt sköter hela JOO-ansökningsprocessen.
• Vid Tekniska högskolan går ansökningar som ska förordas direkt till olika avdelningar, medan ansökningar från inkommande studenter skickas centralt till studiebyrån som dirigerar dem till avdelningarna för handläggning.

I JOO-ansökningssystemet är det möjligt att universitetsvis dirigera ansökningarna till de rätta handläggarna eller handläggningsgrupperna vid hemuniversitetet och vid måluniversitetet enligt studenternas hemfakultet och målfakultet. Vid Helsingfors universitet till exempel går en ansökan som en student skickat direkt till den egna fakultetens förordare och vid Helsingfors handelshögskola dirigeras samma ansökan alltid centralt till handläggarna på studiebyrån oberoende av till vilken institution studenten söker.

I systemet kan handläggargrupperna ges rättigheter till det egna universitetets alla ansökningar eller enbart till ansökningar som gäller den egna fakulteten. Handläggarna kan även överföra ansökningar till andra handläggare. Systemet möjliggör även olika rättigheter för dem som ger utlåtanden, som endast ser information om sådana ansökningar som riktats till dem själva. De som ger utlåtanden har inte rätt att handlägga ansökan utan de kan endast lägga till sitt utlåtande till ansökan.

I systemet kan man förutom att man dirigerar ansökningarna dessutom universitetsvis definiera och editera de e-postmeddelanden som skickas till studenterna och handläggarna i olika faser av ansökningsprocessen.

”Det har varit bra att pilotförsöket har omfattat olika universitet med olika praxis. Systemet har byggts upp så att det är möjligt att beakta skillnaderna mellan universiteten. Det här bidrar säkert till att det blir enkelt att ta i bruk systemet även vid andra universitet”, säger Mari Knuuttila vid Tekniska högskolan.

Till början

Inloggning i JOO-ansökningssystemet med eget användarnamn från hemuniversitetet

JOO-ansökningssystemet har byggts upp för att stöda användarautentisering över högskolegränserna, dvs. i praktiken kan de som använder systemet logga in med samma användarnamn och lösenord som de använder för datasystemen vid det egna universitetet. Administrationen av användarnas personuppgifter och verifieringen av identiteten sker vid användarnas hemuniversitet där tjänsten hämtar aktuell information om användarna vid inloggningstillfället.

Under pilottestet har två parallella system använts för att logga in i systemet. Vid Helsingfors universitet har användarna hela tiden loggat in med användarnamn och lösenord från det egna universitetet. Tekniska högskolan övergick till samma teknik i maj och de systemspecifika användarnamnen och lösenorden byttes till dito för hemuniversitetet. Vid Helsingfors handelshögskola har användarna loggat in med systemspecifika användarnamn och lösenord.

Användarautentiseringen över högskolegränserna i JOO-ansökningssystemet har förutsatt tekniska åtgärder såsom att ta i bruk en Shibboleth-server vid hemhögskolan. Autentiseringssystemet är en datasystemskedja där alla länkar ska fungera för att inloggning och autentisering ska lyckas. Systemkedjan har byggts upp i samarbete mellan flera organisationer och bland annat informationsgången har upplevts som utmanande. Man har dock ansett det vara nödvändigt att införa Shibboleth-autentisering i JOO-ansökningssystemet där det i framtiden skulle vara ganska arbetskrävande att underhålla ett eget aktuellt användarregister.

”Shibboleth-tekniken ger datasäkerhet och är med tanke på användarens integritet ett förnuftigt sätt att hämta information från olika bakgrundssystem (t.ex. studieregistret, användarkatalogen osv.) till de applikationer som behöver informationen i fråga, t.ex. JOO-ansökningssystemet”, säger IT-chef Minna Harjuniemi vid Helsingfors universitet.

Infrastrukturen Haka som möjliggör användarautentiseringen över högskolegränserna är en ny tjänst som IT-centret för vetenskap CSC erbjuder högskolorna. Tjänsten är en del av högskolornas infrastruktur för elektronisk ärendehantering. Haka-infrastrukturens funktion bygger på medlemskap i ett förtroendenät som högskolorna bildar. Systemet har tagits fram i samarbete mellan CSC och högskolornas IT-centraler sedan mars 2002 och har pilottestats inom 12 olika projekt under 2003–2005.

”JOO-ansökningssystemet är ett exempel på en krävande tillämpning, som stöder sig på Haka-infrastrukturen vid autentiseringen av användarna. Förutom att Shibboleth-tekniken verifierar identiteten kan man med hjälp av den även på förhand fylla i studenternas person- och studieinformation på elektroniska blanketter”, berättar Mikael Linden från CSC.

En rapport kommer inom kort att bli klar om erfarenheterna av tillämpningen av Shibboleth-autentisering i JOO-ansökningssystemet. Rapporten kan beställas av Mikael Linden på adressen mikael.linden@csc.fi.

Närmare information om Haka-infrastrukturen och hur man ansluter sig till förtroendenätverket finns på CSC:s webbplats.

Till början

Information för statistik och fakturering på enklare sätt

När JOO-ansökningarna sparas i en databas blir det även möjligt att flexibelt ta fram nödvändiga rapporter för statistik och fakturering direkt ur systemet. Rapportfunktionen har finslipats i systemet under våren."Vid JOO-ansökan på papper har rapporterna fåtts först i efterhand när fakturorna över de avlagda studieveckorna kommit från de olika universiteten. Olika avdelningar har fört bok över de utresande studenterna på olika sätt och studiebyrån har inte känt till hur många sådana det sammantaget har funnits vid Tekniska högskolan. Med JOO-ansökningssystemet fås preliminära rapporter i realtid: man vet hur många inkommande och utresande studenter man har”, konstaterar planerare Mari Knuuttila vid Tekniska högskolan.

För tillfället kan man från JOO-ansökningssystemet få statistiska uppgifter på två sätt: som färdiga rapporter (pdf) samt i Excel-kompatibelt CSV-format som användaren själv kan sammanställa på olika sätt.

I rapporten Ansökningar universitetsvis sammanställs handlagda ansökningar vid hemuniversitetet och antalet studieveckor/studiepoäng under den givna tiden enligt måluniversitet. Med hjälp av rapporten fås även preliminär information om hur mycket hemuniversitetet har lovat betala för undervisningen vid olika universitet för utresande studenter om alla studier och ansökningar som hemuniversitetet förordar beviljas studierätt vid måluniversitetet.

I rapporten Ansökningar som förordats vid hemuniversitetet sammanställs de ansökningar som går ut från hemuniversitetet dvs. förordade ansökningar och de ansökningar som godkänts vid måluniversitetet samt antalet studieveckor/studiepoäng för den givna tiden per fakultet (avdelning) och måluniversitet. Med hjälp av rapporten fås preliminär information om hur mycket hemuniversitetet måste betala till måluniversitetens olika fakulteter för hemuniversitetets utresande studenter.

Rapporten Ansökningar som inkommit till måluniversitetet sammanställer antalet ansökningar som inkommit till måluniversitetet, antalet ansökningar under behandling och godkända ansökningar under given tid fakultetsvis (avdelningsvis) vid måluniversitet samt hemuniversitetsvis. Dessutom presenterar rapporten motsvarande siffror för oavslutade och godkända studieveckor/studiepoäng. Med hjälp av rapporten fås preliminär information om hur mycket måluniversitetet (per fakultet) har att få från samtliga hemuniversitet. Med hjälp av rapporten fås även preliminär information om hur mycket undervisning universitetet har lovat ge de studerande som kommer från andra universitet.

I systemet implementeras som följande steg en rapport där man räknar de ansökningar som skickats från hemuniversitetet och antalet studieveckor/studiepoäng för given tid per hemfakultet/avdelning och måluniversitetsvis. Med hjälp av rapporten fås preliminär information om hur mycket hemuniversitetet (per fakultet) har att betala samtliga måluniversitet och alla måluniversitet totalt.

Dessutom kan man ta fram information i CSV-format ur databasen om hur många ansökningar studenterna sammanlagt har skickat och hur många av dem som har förordats, godkänts eller avslagits. Informationen kan användas vid fortsatt planering och vid handläggningen av senare studierättsansökningar eller endast som stöd för faktureringen.

Ansökningshandläggarna får rapporter endast om ansökningssituationen vid det egna universitetet

Alla handläggare kan köra rapporter med egna användarnamn och lösenord. Samtliga ansökningshandläggare kan behandla endast sitt hemuniversitets information/statistik och ser endast de rapporter de själva kört. Rapporter kan köras med vissa tidsintervaller eller endast för vissa (mål)universitet vilket ger avgränsad information för studieadministrativa ändamål.

”Det går nu att köra rapporter över de studerande som använt sig av det elektroniska JOO-ansökningssystemet och som innehåller endast den information som har fåtts under pilotförsöket. Databasen har inte utökats med sådan JOO-studieinformation om de universitet som är med i pilotförsöket som har uppkommit innan pilotförsöket inleddes”, påpekar projektchef Raija Halonen.

Förutom rapporterna för statistiska ändamål fås information om JOO-studerande och beviljade studierättigheter ur systemet. Detta behövs för att information om de studerande ska kunna läggas till i måluniversitetets studieregister. Tillsvidare ges informationen som en teckenfil (Excel-kompatibelt CSV-format) där användaren med copy-paste kan flytta informationen till sitt eget universitets register.

Till början

Första erfarenheterna av elektronisk JOO-ansökan positiva

Pilotprojektets mål var att få in 100 ansökningar i systemet och samla in användarnas kommentarer för att utveckla systemet. ”Pilotprojektet har lyckats över förväntningarna”, konstaterar projektchef Raija Halonen glatt. Fram till slutet av maj hade det kommit in över 160 ansökningar och kommentarerna har i huvudsak varit positiva.

Systemet hade inom samma tid använts av cirka 300 studenter och 50 handläggare av vilka 22 är sådana som behandlar ansökningar inom pilotprojektet. Totalt 162 ansökningar har skickats. 120 användare har loggat in med systemspecifikt användarnamn och 230 användare har loggat in med sitt användarnamn vid det egna universitetet.

Före pilotprojektets start arrangerades i februari och mars två dagar för acceptanstestning där systemet testades av personer som behandlar ansökningar vid pilotuniversiteten. ”Acceptanstestningen gav goda vinkar bland annat angående användbarheten. Trots att systemet fungerade på definierat och godkänt sätt, dök det ändå upp problem med användningen på grund av att det var onödigt komplicerat, till exempel i fråga om begäran om tilläggsinformation”, berättar Halonen. En del av problemen som konstaterades under testningen hann man avhjälpa före pilotprojektet och resten korrigeras i mån av möjlighet till de följande versionerna.

Till början

Systemet utvecklas utgående från kommentarer – all respons behövs fortfarande

Kommentarer har samlats in med en blankett som finns i systemet, med en e-postenkät och genom intervjuer. ”Utöver dessa kanaler har vi också fått direkt respons per telefon. Den bästa responsen fick vi av en användare som ringde speciellt för att meddela att ”det här funkar ju precis som det ska”, berättar projektchef Raija Halonen.

”Vissa kommentarer som användarna har skrivit på blanketten gäller användbarheten, exempelvis att man inte lyckas logga in med hemuniversitetets lösenord. I regel har dessa problem inte egentligen berott på JOO-ansökningssystemet utan på andra delar av informationssystemskedjan. Vissa användare har frågat efter direkta anvisningar hur man ska göra när man vill göra det eller det. Så gott som alla anvisningar finns i manualen, men vi överväger också att precisera den om vissa uppgifter saknas”, berättar Raija Halonen.

”Under pilotprojektet har vi också utgått speciellt från kommentarer av ansökningarnas handläggare och gjort vissa förändringar i informationssystemet. Hittills har användarna gett ganska lite respons, trots att de i detta skede har utmärkta möjligheter att inverka på hur den elektroniska ansökan fungerar”, fortsätter Halonen.

Kommentarer kan fortfarande skickas och man välkomnar ytterligare respons. Kommentarer kan alltså lämnas på blanketten i systemet, genom att svara på de e-postenkäter som har skickats ut eller genom att ta kontakt direkt med projektgruppens medlemmar.

”Alla kommentarer är guld värda med tanke på systemets fortsatta utveckling! Med hjälp av dem kan vi kolla om systemet fungerar som det ska eller om något väsentligt saknas”, påminner Ilkka Bordi som representerar systemets leverantör Solenovo Oy.

Till början

Studenterna anser att den elektroniska JOO-ansökan är lätt att använda

Den respons som man har fått visar att studenterna tagit emot den elektroniska JOO-ansökan med iver och tacksamhet. ”Det var en verkligt glad överraskning när jag märkte att det går så här behändigt att ansöka till JOO-studier”, kommenterar en student. Den elektroniska ansökningsblanketten anses lätt att använda. Möjligheten för studenterna att följa med sin ansökans behandling i systemet har också fått beröm. Studenterna får också e-postmeddelanden om hur behandlingsprocessen framskrider.I e-postenkäten fick studenterna bland annat frågan vilken typ av stöd de skulle vilja ha i att använda systemet. De som svarade ansåg så gott som enhälligt att anvisningarna ska finnas på samma ställe där man fyller i ansökan, alltså på webben, någon annan typ av stöd behövs inte. Anvisningarna ansågs vara tydliga, men också goda utvecklingsförslag framfördes.

En viss brist på information förekom i början av pilotprojektet och alla studenter visste inte att man kunde fylla i JOO-ansökan elektroniskt utan fyllde i en vanlig pappersansökan från vilken studiebyrån överförde uppgifterna till systemet.

Studenterna har upplevt att systemet verkar pålitligt och att ansökningsblanketten är lätt att använda:

”Anvisningarna för att fylla i blanketten var utmärkt planerade och tydliga. Vid problem fanns hjälp alltid nära till hands. Sammantaget en användarvänlig erfarenhet.”

”Det verkade helt pålitligt. Lite tydligare kunde det vara sagt hur processen fortsätter efter att man har skickat ansökan.”

”Den elektroniska blanketten var utmärkt! Jag tyckte speciellt om det att man kunde spara blanketten eftersom man då inte behövde fylla i den på en gång utan kunde göra det i delar. Det här gjorde att det nästan kändes som att fylla i en pappersblankett fast den var elektronisk.”

Studenterna upplevde att det elektroniska systemet underlättade ansökan jämfört med användning av tryckta blanketter:

”Det bästa är att man inte behöver springa fram och tillbaka med en massa papper.”

”Det här är lätt, snabbt och modernt jämfört med pappersansökan. Om en så pass stelbent sak som studierätten är flexibel, så måste ju också ansökan vara det.”

Studenterna rapporterar i sina kommentarer vissa problem bland annat med att logga in (anvisningar saknas, tillfälliga avbrott) och med att spara ansökan:

”En bra lösning för JOO-ansökan. Det förekom tidvis små problem med funktionen och sparandet.”

”Anvisningarna för inloggningen kunde vara tydligare och lättare att hitta.”

Studenterna saknar också möjligheten att välja kurser direkt ur en meny i systemet:

”Om det går att välja måluniversitet och linje direkt i en meny, varför då inte också kursinformation? Det går ju med copy+paste men jag tror att man då lättare gör misstag. Annars är systemet riktigt bra eftersom man slipper alla olika papper när informationen i alla fall finns tillgänglig i databaserna.”

I dagens läge måste man söka fram kursinformationen ur andra källor och skriva in den i ansökningsblankettens fält. Man kan börja förbereda en elektronisk överföring av kursinformation till ansökningsblanketten när den gemensamma kursinformationsdefinieringen tas i bruk.

”Det är bra att det finns ett elektroniskt JOO-ansökningssystem, men det kräver ännu förbättringar”

Saara Kalin studerar vid Helsingfors handelshögskola och ansökte om JOO-studierätt vid Helsingfors universitets statsvetenskapliga fakultet. Saara tycker att det är svårt att få information om de JOO-studier som erbjuds. Själv fick hon bäst information av en kompis som tidigare hade ansökt till JOO-studier vid samma fakultet. Också om den elektroniska JOO-ansökan fick hon först veta av en kompis. Hon fick också råd om JOO-ansökan och information om ansökningstiderna från JOOPAS-webbtjänsten.

”Inloggningen gick lätt och jag kunde skicka ansökan själv utan anvisningar eller hjälp från studiebyrån. Visserligen var det lite oklart för mig om jag borde skicka med bilagor eller inte, men jag skickade ansökan utan bilagor och tänkte att det kommer en förfrågan sen om de behövs,” berättar Saara.

Det beror på högskolans praxis vilka bilagor som ska bifogas och sidan för att lägga till bilagor är densamma för alla universitet, så informationen om vad som behövs finns inte på själva ansökningsblanketten utan i JOOPAS-tjänstens universitetsvisa JOO-anvisningar.

Saara anser att det bästa sättet att rådge studenterna om hur ansökan ska fyllas i är en direkt länk från blankettens olika punkter till anvisningarna. Hon önskar att det i början av ansökan skulle finnas en kort och koncis uppgift om vilka ansökningens viktigaste punkter är och hur ansökan går vidare efter att man har skickat in ansökningsblanketten. Hon föreslår vidare att det vid punkten ’Motivering till ansökan om studierätt’ kunde finnas anvisningar om vilka alla uppgifter motiveringen borde innehålla.

Saara anser att den elektroniska JOO-ansökan är enklare än ansökningsprocessen med en pappersblankett. ”Nu behöver man inte längre springa med papper till olika byråer, först för att få förord, och sedan någon annanstans osv. Tröskeln är låg för att fylla i ansökan i det elektroniska systemet, man får anvisningar genast och kan följa med hur ansökan går vidare.”

Saara fick beslut om avslag på sin förordsansökan av sitt hemuniversitet på en dag och också meddelande om det per e-post. ”Det var svårt att hitta motiveringarna till avslaget i systemet, eftersom bara den första raden i ’förteckningen’ syntes. Den här motiveringslådan kunde förstoras eller så borde det finnas en direkt länk från den till hela motiveringen till exempel genom att klicka på texten,” påpekar hon.

Saara kritiserar den allmänna principen att flexibel studierätt förordas bara om studierna ryms inom minimikravet för examen, det vill säga 160 studieveckor. ”För beslutet borde man mera beakta det hur JOO-studierna stöder sökandens övriga studier och om de är ändamålsenliga. Nu råkade jag själv ut för det att eftersom jag ansökte om JOO-studier först det tredje året så beviljades jag dem inte på grund av att jag har för stort antal studieveckor, men om jag hade sökt i fjol så skulle jag ha fått studierätt. Jag tycker att tidpunkten för ansökan inte borde ges så stor vikt, utan man borde beakta också andra kriterier lika mycket. Vanligen inser man vilka studier som bäst skulle stöda den egna examen först när man har kommit lite längre i studierna, så JOO-kurser som man söker till senare kan vara mycket mer ändamålsenliga än sådana som man avlägger tidigare. Dessutom, om man vill hålla fast vid gränsen på 160 studieveckor, borde man flexa på kriterierna att de ansökta studierna ska bilda en helhet och bevilja studierätt också för enstaka kurser,” funderar Saara.

Till början

Underlättar behandlingen av ansökningar – varje universitet avgör sitt användningssätt

Vid Helsingfors universitet har de elektroniska JOO-ansökningarna behandlats av Kaisa Pesola vid humanistiska fakulteten, Susanna Ruhanen vid statsvetenskapliga fakulteten och Sinikka Silfverberg vid teologiska fakulteten. De säger sig vara nöjda med att ansökningarna nu kan behandlas elektroniskt och funktionerna i systemet går redan på rutin.Deras erfarenhet är att studenterna har varit nöjda med att det elektroniska JOO-ansökningssystemet har tagits i bruk och de har lyckats skicka ansökningar förvånansvärt väl. ”Dagens studerande vill sköta sådana här saker på nätet och vill inte vara bundna vid till exempel studiebyråns öppettider. Systemet gör också handläggningen flexibel eftersom vi kan behandla ansökningar också när studiebyrån är stängd”, konstaterar Kaisa Pesola.

Susanna Ruhanen säger att det nu tar aningen längre att behandla förordsansökningarna eftersom ansökan måste kontrolleras mycket noggrannare och man inte kan be om specificeringar direkt av studenten framför sig. ”Inkommande studerandes ansökningar går däremot mycket lättare och snabbare att behandla då man kan vara säker på att ansökan kommer från ett och rätt ställe och att den redan har kontrollerats. Förut kom pappren från olika håll, av olika professorer och med olika stämplar”, berättar Ruhanen.

Studerande vid Helsingfors universitet har endast haft mindre problem som närmast har handlat om att bifoga studieregisterutdrag till ansökan. Studieregisterutdraget skickas till studentens e-postadress där man måste kunna spara det i textformat på den egna datorn och sedan överföra det till systemet. ”Det vore bra att få studieregisterutdraget ur det egna universitetets datasystem exempelvis i pdf-format så att det skulle gå lätt att bifoga det till JOO-ansökningssystemet”, påpekar Pesola.

Till början

"Den elektroniska JOO-behandlingen kräver att man tänker om"

Trots att det har upplevts lätt att använda systemet för behandlingen av ansökningar, har handläggarna haft problem med att bilda sig en uppfattning om vem som ska få vilken information om ansökan och vilken ansökans ’status’ är, dvs. var den befinner sig i de olika skedena. ”Man måste tänka om i fråga om mycket jämfört med behandlingsprocessen av pappersansökningar, därför vore det bra med någon typ av lathund eller schema åtminstone i början för att klargöra hur den elektroniska processen framskrider och vem vid det egna universitet som har vilka rättigheter till ansökan,” säger Kaisa Pesola vid Helsingfors universitets humanistiska fakultet.

Också studenterna har haft samma problem med att se helheten. ”Vi har fått e-post med frågor typ ”Jag har skickat min ansökan, vad händer nu?” av studerande. De har inte alltid klart för sig hur ansökningsprocessen går vidare elektroniskt och om de behöver göra något mer efter att ha skickat iväg sin ansökan. Till exempel om de senare ska skicka ansökan separat till måluniversitetet”, berättar Pesola.

Systemet möjliggör många tillvägagångssätt och varje universitet måste själv avgöra vad som passar dem bäst. Handläggarna Kaisa, Susanna och Sinikka vid Helsingfors universitet berättar att de ofta har ringt varandra och funderat på hur någon punkt i ansökan ska antecknas så att informationen förmedlas till alla som behöver den och ger rätt uppgifter exempelvis för rapportering och fakturering. Universiteten måste också fundera över vilken information som behövs på papper och hur ansökningarna i detta skede arkiveras när en del är elektroniska och en del på papper.

Hur förbereda sig för behandlingen av elektroniska JOO-ansökningar?

”Om ansökningarna behandlas av flera personer, är det bra att utse en person vid universitetet, till exempel systemets huvudanvändare, som kan svara på olika tekniska frågor och också på frågor om universitetets egen praxis,” föreslår Helsingfors universitets handläggare Kaisa, Susanna och Sinikka när de funderar på bästa sätt att ta i bruk systemet vid andra universitet.

”Vi har utgått från att JOO-studerande ska behandlas på samma sätt som biämnesstuderande från universitetets andra fakulteter. Hos oss har handläggningen gjorts på ett besvärligt sätt, nu kan man inte förvänta att dekanus beslut ska göras i nätet. Vi ska alltså överväga att förenkla behandlingsprocessen för JOO-ansökningar. Det kunde finnas en person som sköter beslutsprocessen, och eventuella förord och liknande borde kunna skötas på något annat sätt”, konstaterar Sinikka Silfverberg.

”Behandlingsprocessen för JOO-ansökningar vid fakulteterna kan ändra”, påminner också Mari Knuuttila från Tekniska högskolan. ”Det lönar sig att fundera över det här på förhand, eftersom pappren inte längre går från bord till bord. Också hos oss kommer behandlingsprocessen för JOO-ansökningar att utformas så småningom, när vi på riktigt har börjat behandla ansökningar via det elektroniska systemet. Det tar förstås en tid att lära sig systemet, så man ska i början reservera mer tid än normalt för handläggning av JOO-ansökningar. Men när systemet väl blir bekant, försnabbar det arbetet”, fortsätter Knuuttila.

”Det lönar sig att skriva verkligt noggranna och tydliga anvisningar till JOOPAS-sidorna! Vi har kompletterat och preciserat våra anvisningar fortlöpande och ändringar behövs fortfarande. Det är också fiffigt att underhålla anvisningarna bara på en plats som alla hittar lätt, det vill säga på JOOPAS-sidorna. Vi har inte längre egna sidor med JOO-anvisningar utan från Helsingfors universitets webbplats hänvisas man till JOOPAS-tjänsten. Vissa saker i den elektroniska ansökan kräver specifika anvisningar. Studenterna söker nu oftare anvisningar på webben och kommer inte längre så aktivt till studiebyrån för att få råd innan de skickar iväg sin ansökan. Man ska formulera anvisningar verkligt noggrant så att man inte under behandlingen av den elektroniska ansökan måste skicka den tillbaka till studenten för komplettering”, framhåller Kaisa Pesola.

Till början

Kursinformationen ändras eller saknas, men förord borde ges...

JOO-ansökningssystemet har planerats och pilottestats i en krävande situation då examensreformen har tagit en stor del av resurserna inom studieadministrationen. ”Systemets pilotprojekt körde igång just när planeringen av det nya undervisningsprogrammet pågick som intensivast. Jag var rädd för att inlärningen av ett nytt system skulle stöta på enormt motstånd mitt i all övrig stress. Men jag hade fel. Det fälldes bara någon enstaka negativ kommentar om ibruktagandet av det nya systemet”, konstaterar Mari Knuuttila vid Tekniska högskolan.

Examensreformen medför vissa utmaningar för ansökan till JOO-studier och dessa har man också funderat på vid pilotuniversiteten. Vid många universitet kommer kurserna och undervisningen att helt övergå till att mätas i studiepoäng och kursinnehållen har ändrats enligt de nya examensstrukturerna. Studenterna har sökt till gamla kurser trots att en del av dem kommer att försvinna.

”Vid handläggningen av ansökningar har vi ofta varit tvungna att ta till ersättande kurser, eller helt enkelt konstatera att kursen inte längre ges. Det här har varit ett problem eftersom vi har fått information om undervisningen i ett så sent skede. Och det här är naturligtvis inte ett problem bara för pilotprojektet. Samma gäller ju också ansökningar på tryckta blanketter”, funderar Mari Knuuttila.

I det nuvarande JOO-ansökningssystemet ska man specificera alla kurser som ingår i helheten och förord beviljas separat för varje kurs. Handläggarna vid Helsingfors universitet önskar att systemet också skulle möjliggöra förord för antal studieveckor inom en viss studiehelhet istället för specificerade kurser.

”Kurserna kan ändras och den informationen har handläggaren inte nödvändigtvis. Dessutom är praxis inom vissa studiehelheter att resten av kurserna väljs först efter att man har avlagt de inledande. Det är också rätt så svårt att komma med på vissa kurser, så därför vore det trevligt att ge ett sådant förord att studenten kommer med åtminstone på en annan motsvarande kurs. Ibland kommer informationen om kurserna som ingår i studiehelheten alltför sent för att studenten ska kunna ansöka om studierätt till dem”, motiverar Kaisa Pesola, Sinikka Silfverberg och Susanna Ruhanen.

Till början

Heltäckande elektroniskt stödsystem för flexibla studier är målet

Genomförandet av en riksomfattande flexibel studierätt och ibruktagandet av stödtjänster för den har varit ett centralt mål så länge Finlands virtuella universitet har existerat. Detta mål förstärktes ytterligare på konsortiemötet våren 2005 när konsortiet fastslog FVU:s strategi för åren 2005–2010. Det första strategiska målområdet som konsortiet ska främja är utveckling av flexibla studier och elektronisk ärendehantering som stöder studierna.

Förberedelserna för ett nationellt JOO-avtal inleddes år 2001. Avtalet undertecknades i juni 2003 och det trädde i kraft i augusti 2004. Webbtjänsten JOOPAS togs i bruk hösten 2004 som ett första led i utvecklingen av elektroniska tjänster för den flexibla studierätten.

I JOOPAS-tjänsten finns allmänna och universitetsvisa anvisningar för JOO-ansökan samt en ansökningsblankett som går att skriva ut. JOO-ansökningssystemet som nu pilotanvänds är en utvidgning av JOOPAS-tjänsten som har genomförts av projektet Liikkuvuuden Tuki (LiTu). I nästa skede ska LiTu-projektet (LiTu2) pilottesta fakturering av JOO-studier och överföring av avlagda JOO-studier till registret vid studentens hemuniversitet.

Nästa pilotprojekt planeras i sommar

Projektet Liikkuvuuden Tuki har under våren gått igenom den respons som man har fått och inlett de preliminära planerna för nästa steg i utvecklingen. ”Avsikten är att vi under sommaren ska börja planera LiTu2-pilotprojektet i detalj och de funktioner som av olika orsaker lämnades bort från den första fasen,” berättar projektchef Raija Halonen.

”Innehållet i LiTu2 har ännu inte slagits fast, och det påverkas av flera olika faktorer, av vilka en är kursinformationsdefinieringen som ska bli klar till slutet av sommaren. Enligt nuvarande planer kommer LiTu2 att erbjuda information till stöd för fakturering, dvs. rapporterna ska ge så exakta uppgifter om avlagda studiepoäng eller -veckor att faktureringen kan göras utan det ’arbetsläger’ som hittills har krävts för det”, berättar Halonen.

Pilotprojektet har preliminärt planerats att börja vid årsskiftet 2005–2006. En förutsättning för denna tidtabell är att de flexibla studierätter som beviljats våren 2005 faktiskt realiseras i studieprestationer och att uppgifter om dem införs i systemet.

Antalet pilotuniversitet kommer inte att utökas under hösten 2005, men våren 2006 planerar man att få med Tammerfors universitet. Man beslutar i ett senare skede om också Tammerfors tekniska universitet kommer med i projektet eller eventuellt Åbo universitet. Avsikten är att man i de följande stegen i pilottestningen ska få med ett ’icke-oodi-perspektiv’.

Piloterfarenheter och planer för fortsatt utveckling teman för höstens seminarier

Erfarenheter från den första fasens pilotanvändning av JOO-ansökningssystemet presenteras på ett seminarium om JOO-samarbete och elektroniska tjänster den 22 augusti samt på Studieadministrationsdagarna den 29–30 september i Kuopio.

Projektet Liikkuvuuden Tuki och FVU:s serviceenhet arrangerar seminariet JOO-yhteistyö ja sähköiset palvelut vid Tammerfors universitet (Pinni, B-huset) den 22 augusti.

Vid seminariet ges en översikt av projektets nuvarande läge. Vidare behandlas erfarenheter från pilotprojektet för den elektroniska JOO-ansökan ur såväl de tekniska lösningarnas som studieadministrationens perspektiv.

Under dagen går man också igenom studieadministrationens utvecklingsbehov och fortsatta planer angående elektroniska tjänster. Seminariet är avsett för personer som ansvarar för det tekniska underhållet och utvecklingen av studieinformationssystem samt för dem som har ansvar för JOO-studier, studierådgivning och JOO-ärenden vid fakulteter och institutioner. Närmare information om seminariet läggs ut på FVU:s portal under sommaren.

Heltäckande elektroniskt stödsystem för flexibla studier är FVU:s mål

Framtidens mål är ett heltäckande stödsystem för flexibla studier som betjänar studenterna på webben i JOO-processens alla steg.

Avsikten är att utveckla webbtjänsten JOOPAS så att studenterna där hittar heltäckande information om de JOO-studier som står till buds och kan överföra den kursinformation som de har valt direkt till JOO-ansökningsblanketten. På webben får studenterna också handledning och rådgivning för sin studieplanering samt elektroniska verktyg som behövs för att göra upp en personlig studieplan (eHOPS).

Målet är vidare att när studierätt har beviljats ska den elektroniska processen framskrida inom måluniversitetet så att studenten också kan anmäla sig till kursen på nätet. Om det är en nätkurs, kan studenten dessutom avlägga studierna via webben. När studierna är klara skickas information om de avlagda kurserna elektroniskt till hemuniversitets informationssystem med hjälp av ett datasystem som integrerats i JOOPAS-tjänsten. Utöver överföring av uppgifter betjänar datasystemet studieadministrationen också i statistikföring och fakturering.

En central förutsättning för undervisningssamarbete och informationsutbyte över universitetsgränserna är att man använder allmänt accepterade och definierade begrepp. Definieringsarbetet pågår och som bäst är den så kallade kursinformationsdefinieringen på remiss vid universiteten. Den utgör grunden för planeringen och genomförandet av bland annat funktionen för att överföra kursinformation direkt från måluniversitetets databas till JOO-ansökningsblanketten.

I de följande faserna ska definitioner av prestationsinformation tas fram, vilket gör det möjligt att utbyta information om studieprestationer mellan universiteten.

I definitionsarbetet beaktas också de kriterier som det europeiska området för högre utbildning och det internationella standardiseringsarbetet ställer.

Till början

Bild och text: Mervi Korpiaho, CSC