FVU-info November 2005
I detta nummer:
- Vardagen är här – hur permanentera verksamheten?
- Kvalitetshandbok om nätundervisning – nytt redskap för kvalitetsutveckling
- ProAktori: verktyg för utvärdering och revidering av strategier för IKT-pedagogik
Aktuellt
VVYOP'06 Call for papers – förslag till papper kan lämnas in inom november | De nationella dagarna för virtuell universitetsverksamhet VVYOP'06 arrangeras den 28–29 mars 2006 på Dipoli i Esbo. Utifrån de föreslagna presentationerna väljs ämnen för eftermiddagarnas arbetsgrupper om nätundervisning och -handledning, nätverksarbete och god praxis för användning av IKT. Förslag kan lämnas in senast den 30 november.
IT-dagarna 2005 | Tammerfors universitet och Tammerfors tekniska universitet arrangerar IT-dagar för universitetens och högskolornas personal den 2–3 mars i Tammerfors.
ISOT 2005 – evenemang om undervisningsteknologi i östra Finland den 16–17 november i Joensuu | Evenemanget på två dagar samlar igen experter på undervisningsteknik från östra Finland och andra intresserade och riktar sig särskilt till lärare, nätundervisningens stödpersoner samt utvecklare av utbildningsteknik.
World Summit on the Information Society - WSIS den 16–18 november i Tunis. | Finlands informationssamhälle och informationssamhällsprogram presenteras i samband med toppmötet på utställningen ICT 4 all. Högskolornas deltagande i utställningsavdelningen Pavilion of Finland koordineras av Finlands virtuella universitet tillsammans med TKK Dipoli.
Mer om aktuella seminarier och evenemang under Händelsekalendern och Nyheter (på finska).
Vardagen är här – hur permanentera verksamheten?
Många bland dem sysslar med utveckling av de virtuella universitetsfunktionerna funderar för närvarande på hur den IKT-pedagogiska verksamheten ska fortsätta vid universiteten efter år 2007. Inte heller Tammerfors universitet äger någon trollformel för hur frågan ska lösas, men beskrivningen av läget ur ett universitets synvinkel kan kanske klargöra situationen också för andra. Läget verkar inte helt hopplöst, trots att det finns mer än nog av utmaningar i denna fråga utöver de förändringar som nu sysselsätter universiteten.
Vid FVU:s kontaktpersonsdag den 25 oktober presenterade Sami Hautakangas permanentningen av den virtuella universitetsverksamheten ur Tammerfors universitets synvinkel.
Under treårsperioden 2004–2006 som redan löpt mer än halvvägs utvecklar Tammerfors universitet ett system för användning av IKT i undervisningen. Syftet har varit att systematiskt utveckla stödenheternas arbetssätt och att också för institutionsprojektens del försöka se hur de kunde gagna andra enheter eller utvecklingen av det gemensamma systemet. Samtidigt har man redan på längre sikt utvecklat universitetets centraliserade IT-infrastruktur. Utvecklandet av studieförvaltningens elektroniska ärendehantering har gjort den till en teknisk grund också för framtagningen av mer allmänna webbtjänster. I och med att det här grundläggande arbetet har framskridit har aktörerna också upplevt det viktig att delta i projektsamarbete mellan universiteten inom ramen för Finlands virtuella universitet.
Man kunde beskriva arbetet som att bygga ett hus från två håll: i den grundläggande verksamheten har man byggt från stenfoten uppåt och inom projekten har man skapat mindre element som passas in i helheten. Båda sätten har som syfte att skapa gemensamma ritningar som styr arbetet. Ibland har dessa utvecklingsriktningar mötts, och då har man med relativt enkla medel kunnat genomföra exempelvis webbtjänster som utnyttjar universitetets centraliserade användaradministration. På så sätt kan stödpersonerna använda sin arbetstid till viktigare uppgifter än att dela ut användarnamn och lösenord. Vissa saker har man kunnat göra enklare nu än vid millennieskiftet. Det här har resulterat i att användningen av IKT i undervisningen har ökat under den senaste tiden och till och med i vissa praktiska former blivit en rätt så vardaglig sak.
Statistik
Tabellen nedan visar statistik över utvecklingen vid Tammerfors universitet under de senaste åren.
Siffrorna kräver vissa förklaringar. Antalet användarnamn för inlärningsmiljöprogram ger naturligtvis bara en grov bild av hur IKT-pedagogiken volymmässigt har utvecklats. De här siffrorna inkluderar inte användningen av andra verktyg. De talar inte heller om hur eller hur aktivt systemen har använts. Statistiken visar dock tydligt i vilken riktning utvecklingen har gått, det vill säga att antalet användare har ökat i snabb takt. Antalet deltagare i undervisningsteknologicentralens IKT-kurser säger som sådant inte heller så mycket. För närvarande deltar så många lärare i kurserna som det är möjligt att ta emot med nuvarande utbildningsformer och -resurser.
Under år 2005 har man börjat följa upp användningsfrekvensen av videokonferenser som undervisningsteknologicentralen stöder för att kunna bedöma stödbehovet. Man har i år för första gången erbjudit centraliserade supporttjänster. Siffran innehåller inte sådana videokonferenser som institutionerna sköter självständigt med hjälp av sitt närstöd och det speglar bara en del av uppgifterna som hör till videoteknikstödet. Efterfrågan på videoteknik har ökat märkbart, förmodligen delvis tack vare att säkerheten hos de tekniska lösningarna har förbättrats till en acceptabel nivå.
Analys per delområde
IKT-pedagogiken kan också analyseras per delområde:
- Undervisning och studier
- Undervisnings- och studieadministrativa processer
- Administration av undervisningsinnehåll
- Tekniskt och pedagogiskt stöd för IKT-undervisningen
- Teknisk infrastruktur
- Integrering av IKT-pedagogik i organisationens verksamhet
En genomgång av dessa delområden vid Tammerfors universitet ger inom varje område exempel på hur saker har omsatts i praktiken. Här följer ett urval av de mest centrala:
- Användningen av IT-utrustning och webbtjänster i undervisningen har allmänt ökat och förekommer inom alla fakulteter. Någon systematisk information om närmare användningsändamål finns inte tillgänglig förrän det elektroniska undervisningsinformationssystemet, som baserar sig på det nationella definieringsarbetet, är klart och har tagits i bruk.
- 98 procent av nya studerande använder sig av elektronisk ärendehantering. Exempelvis anmälde sig 6 500 studerande elektroniskt till språkcentrets kurser i början av september. Över hälften av institutionerna har övergått till elektronisk tentamensanmälan. Studenterna har gett positiv feedback på den elektroniska ärendehanteringen och flera funktioner kommer successivt att integreras i de centraliserade systemen. Det nationella JOO-avtalet används aktivt.
- Bibliotekets tjänster bl.a. för anskaffning av elektroniskt material används flitigt. Det finns tekniska dellösningar för administration av studiematerial och annat elektroniskt material, men helheten är under utveckling. Exempelvis finns inte någon etablerad praxis för hur produktion av studiematerial står i förhållande till lärarnas övriga arbete.
- Undervisningsteknologicentralen erbjuder centraliserade stödtjänster för användningen av redskap och underhåll av användningen. Den arrangerar också personalutbildning inom ämnet, delvis i samarbete med undervisningsutvecklingsenheten som ansvarar för universitetspedagogiska studier. Av undervisningsteknologicentralens resurser består för närvarande ca 40 procent av budgetmedel, 40 procent av projektfinansiering och 20 procent av avgiftsbelagda tjänster.
- Den centraliserade användaradministrationen är en tjänst som tillhandahålls av IT-centralen och den fungerar väl. Förberedelser för att gå med i HAKA-infrastrukturen pågår som bäst vid universitetet. För alla webbtjänster som tas i bruk används systematiskt ett och samma användarnamn.
- Det virtuella universitetsprojektet är nära kopplat till strategin för IKT-pedagogik och det utgör en del av det normala utvecklingsarbetet utan någon separat organisation. Universitetet är engagerat i FVU-samarbetet via flera aktörer också inom ramen för basverksamheten.
Om man ser på helheten är verksamheten inom alla centrala delområden relativt välorganiserad. Läget är alltså för närvarande tillfredsställande, men det kommer visserligen att behövas ytterligare utvecklingsinsatser under de närmaste åren. Med tanke på grundstrukturernas funktion kommer man troligen småningom att kunna genomföra studieperioder som helt ges på nätet utan att det kräver omfattande specialarrangemang. Från den här teoretiska möjligheten är det sedan ännu en god bit till att nätundervisning – allt från stöd för närundervisningen till studieperioder som helt avläggs på nätet – skulle utgöra en del av den normala repertoaren också vid genomsnittsinstitutionen.
Utmaningar för verksamhetens kontinuitet
En utmaning för verksamhetens kontinuitet är bland annat hur detta universitetsundervisningens delområde ska kunna hanteras som en del av universitetets allmänna riktlinjer i alla nödvändiga sammanhang när den separata projektfinansieringen för detta ändamål upphör. Det är en relativt svår ekvation att inom universitetet som helhet säkerställa de resurser som krävs för såväl ny praxis, stödtjänster som fortsatt utveckling i en situation där man samtidigt diskuterar åtgärder för att skära ner personalen. I synnerhet de ämnesvisa nätverken tycks stå inför ett tufft läge, eftersom det onekligen krävs arbete som inte ingår i grundundervisningen för att hålla igång nätverkets verksamhet.
Det är typiskt för tekniska lösningar och stödtjänster att man i allmänhet inte fäster stor uppmärksamhet vid dem så länge de fungerar. Samtidigt är eller håller allt fler uppgifter på att bli mer beroende av informationssystem och IT-stöd. Om det skulle råka gå så att användningen och stödbehoven ökar inom hela organisationen och någonting inom stödsystemet börjar krångla, kan konsekvenserna för det praktiska arbetet vara omfattande redan år 2007. Man kan försöka tänka sig in i en sådan situation redan nu genom att föreställa sig vad som skulle hända vid universitetet om exempelvis e-posten var ur bruk några veckor under den brådaste säsongen. Elektronisk ärendehantering börjar redan vara jämförbar med e-post: det avbrott på några timmar som före julen i fjol inträffade i visningen av tentamensresultaten orsakade en anstormning av telefonsamtal från studerande.
Vid Tammerfors universitet verkar läget med tanke på funktionernas kontinuitet inte vara särskilt dåligt, eftersom en rätt så stor del av den helhet som IKT-pedagogiken utgör – inkluderande FVU-samarbetet – redan ingår i den normala, etablerade verksamheten vid olika enheter. För att undvika att någon verksamhet avbryts när projektperioden tar slut måste experterna på området inom varje universitet ägna sig åt förberedelser och motivera den fortsatta verksamheten. Dessutom behövs samarbete mellan universiteten. Ett steg i denna riktning är att universitetens FVU-kontaktpersoner har samlat nyckeltal från varje universitet för att sammanställa en översikt av det nuvarande läget. Jag önskar alla universitetsaktörer framgång med att lyfta fram dessa frågor, som lätt ses som separata funktioner, i deras rätta sammanhang.
Kvalitetshandbok om nätundervisning – nytt redskap för kvalitetsutveckling
Inom ramen för VOPLA-projektet om kvalitetsstyrning och kvalitetstjänster för nätundervisning har en kvalitetshandbok tagits fram. Handboken är tänkt som ett verktyg för alla som är engagerade i nätundervisning. Med hjälp av handboken kan organisationernas nätundervisningsansvariga göra sitt högklassiga arbete mer synligt. Innehållet i kvalitetshandboken har härletts ur de vanligaste kvalitetsstyrningsmodellerna, som har vidareutvecklats för att lämpa sig för högskolesammanhang och nätundervisning. Handboken om nätundervisning ger en övergripande infallsvinkel på kvalitetsstyrningen av nätutndervisning, allt från organisationsnivån till en enskild lärares eller stödpersons arbete.Kvalitetshandboken omfattar följande delområden om kvalitetskontroll:
- ledning av nätundervisning
- kompetens
- resurser
- processer
- utvärdering
Dessutom ingår kvalitetshanteringens olika faser i handboken: beskrivning av nuläget samt urvals- och utvecklingsfaser. De olika delområdena och kvalitetshanteringens faser bildar kvalitetsmatriser för nätundervisningens supporttjänster, nätmaterial och nätundervisning. Matriserna innehåller frågor i anslutning till kvalitetsstyrning av nätundervisning, checklistor, kvalitetskriterier och processbeskrivningar. Dessa fungerar som hjälpmaterial vid en organisations eget kvalitetsstyrningsarbete.
Handboken erbjuder användarna bl.a. de olika faserna för planering av nätundervisning och en checklista med kvalitetsfaktorer, bistår institutionerna eller enheterna med att gestalta kvaliteten på nätundervisningen ur ett helhetsperspektiv samt är till hjälp för supporttjänsterna när de utvecklar sina funktioner till stöd för en högklassig nätundervisning. Handboken gör det också lättare att påbörja och utföra kvalitetsstyrningen vid utbildningsorganisationer, erbjuder aktörer inom nätundervisningen en gemensam referensram för kvalitetsstyrning samt öppnar funktionerna i anslutning till kvalitetsförbättring av organisationens nätundervisning för kunder/samarbetspartner.
Stöd även för nätverkens kvalitetsstyrning
”Inom VOPLA-projektet fokuserar man inte direkt på nätverkens kvalitetssynvinklar, men kvalitetshandbokens innehåll och faser kan tillämpas också vid kvalitetsstyrningen där”, berättar Kristiina Karjalainen och Annika Evälä som presenterade handboken på FVU-kontaktpersonsdagarna. Utifrån kvalitetshandboken kan man t.ex. ta fram en kvalitetsmatris för nätverksamhet samt en processbeskrivning för den, som undervisningsnätverk kan använda sig av. God praxis kan också sammanställas ur olika undervisningsnätverks verksamhet.
Exempel på god nätverkspraxis som framkommit inom VOPLA-projektet är: god samordning och ledning, engagerade och motiverade projektaktörer, gemensamma och tydliga mål och ambitioner, regelbundet hållna workshopar och videokonferenser, delad expertis samt inlärning i och av gruppen.
Kvalitetshandboken är fortfarande ett utkast och kommer att bearbetas vidare utifrån användarnas kommentarer och önskemål samt expertuttalanden under hösten 2005.
Ansökningarna gällande pilotprojekt om nätundervisningskvalitet på gång
VOPLA-projektet söker organisationer som vill genomföra pilotprojekt under 2006 för att utveckla kvalitetsstyrningen vid nätundervisning. Pilotprojektets mål är att ta fram och sammanställa erfarenheter om kvalitetsstyrning inom nätundervisning, samt stödja kvalitetsstyrningen, kvalitetsbedömningen och utvecklingen av nätundervisningen vid universiteten. Vid pilotprojekten testas hur de verktyg som tagits fram i VOPLA-projektets handbok fungerar i praktiken.Följande kan ansöka till pilotorganisation
- universitetens fakulteter, institutioner, avdelningar, laboratorier och andra enheter som producerar nätundervisning
- lärare och lärargrupper med nätundervisning
- producenter och producentgrupper av nätundervisningsmaterial
- stödtjänstenheter och stödpersoner inom nätundervisning
- grupper bestående av stödtjänstenheter och lärare
VOPLAs projektgrupp väljer bland ansökningarna högst 6 pilotorganisationer. Vopla erbjuder dessa utbildning och stöd för att utveckla kvalitetsarbetet inom nätundervisningen samt handledd tillämpning av kvalitetshandbokens innehåll och verktyg. De som väljs stöds med ett verksamhetsanslag på 5 000 euro.
Ansökan görs på en elektronisk blankett (på finska). Ansökningstiden utgår den 2 december.
ProAktori: verktyg för utvärdering och revidering av strategier för IKT-pedagogik
FVU:s arbetsgrupp för strategitjänster har tagit fram verktyget ProAktori som kan användas antingen för att utvärdera strategier för IKT-pedagogik eller för att göra en ny strategi. Användningsprocessen är alltid densamma, men innehållet ändras enligt användarens behov. Verktyget kan också användas till att bearbeta andra än IKT-strategier.
Kari Tuononen presenterade ProAktori-strategiverktyget vid FVU-kontaktpersonsdagarna i Tammerfors.
De olika stegen i användningen syns på tjänstens mellanblad. Programmet leder också i sig användaren från ett steg till nästa. Processen går enligt följande steg:
- användaren skriver in grunduppgifter om strategidokumentet, organisationen och sig själv
- i inledningen motiverar man varför man vill inleda strategiarbetet samt beskriver förändringsmöjligheterna och verksamhetsmiljön
- missionen, visionen och nuläget definieras
- synvinklar och framgångsfaktorer preciseras
- strategins mål och åtgärderna för att nå målen konkretiseras. Med hjälp av mätinstrument följer man upp hur väl målen uppnås.
- man utvärderar hur väl strategin har genomförts och drar slutsatser för kommande verksamhet
- den färdiga beskrivningen av IKT-strategins genomförande kan sparas antingen för eget bruk och/eller publiceras på nätet.
Med verktyget kan samma strategidokument bearbetas av flera aktörer tillsammans, som ett grupparbete där var och en ansvarar för ett visst delområde eller det kan användas av en enskild person för att evaluera den aktuella strategin. Produktionsmodellen är lineär, men det går att spara dokumentet under arbetets gång och det gör alltså hanteringen flexibel.
Kontaktpersoner: ProAktoris innehåll: janne.sariola@helsinki.fi Användarnamn och ibruktagande av ProAktori: kari.tuononen@helsinki.fi
Bilder: Kalle Virta