SVY-tiedote Kesäkuu 2005

Tässä tiedotteessa:

• Joustavan opinto-oikeuden haku siirtymässä sähköiseen asiointiin – JOO-hakujärjestelmä pilottikäytössä
• Ensimmäiset kokemukset joustavan opinto-oikeuden sähköisestä hausta positiivisia
• Helpottava työkalu hakemusten käsittelyyn – käyttötavat mietittävä yliopistokohtaisesti
• Tavoitteena kattava joustavan opiskelun sähköinen tukijärjestelmä

Ajankohtaista

Virtuaaliyliopistotoiminnan laadunarviointiseminaari 20. kesäkuuta | SVY:n palveluyksikkö järjestää yhteistyössä VOPLA-hankkeen kanssa seminaarin eLearning and Virtual University Initiatives in the European Higher Education Area - future perspectives and quality management 20. kesäkuuta klo 16 alkaen Helsingin yliopiston tiloissa. Ilmoittautumiset 15. kesäkuuta mennessä.

EDEN-konferenssi 20.-23. kesäkuuta Espoon Dipolissa | EDEN - European Distance and E-Learning Network järjestää tämänvuotisen konferenssitapahtumansa Espoon Dipolissa. Suomen virtuaaliyliopisto on TKK Dipolin kanssa konferenssijärjestelyjen pääyhteistyökumppani. Ilmoittautuminen 10. kesäkuuta mennessä.

PedaForum -kesäpäivät 16.-17. elokuuta Lappeenrannassa | Seminaarissa käsitellään yliopisto-opetuksen ja –opiskelun ajankohtaisia teemoja ja paneudutaan erityisesti vuorovaikutuksen kysymyksiin. Ohjelmassa on myös kiinnostavia verkko-opetuksen teemoja ja työpajoja. Seminaarin järjestävät opetusministeriön tukemana Peda-forum ja Lappeenrannan teknillinen yliopisto. Ilmoittautuminen 10. kesäkuuta mennessä.

eLearning-ohjelman hakukierros käynnistyi – hakemusten viimeinen jättöpäivä 4. heinäkuuta | Komissio on julkaissut eLearning-ohjelman ehdotuspyynnön. Ehdotuksia voi jättää 4. heinäkuuta mennessä kolmelle aihealueelle: tietoteknisten taitojen edistäminen, eurooppalaiset virtuaalikampukset ja laaja-alaiset toimenpiteet. Ehdotetun hankkeen kesto voi olla 12-24 kuukautta ja komission tukea voidaan käyttää 1. tammikuuta 2006 jälkeen syntyneiden kustannusten rahoittamiseen.

Huhtikuussa Vaasassa pidetyn Crossborder Networkin and Learning -konferenssin aineistot verkossa | UniZon Kvarken ja UniNet –korkeakoulujen ja yliopistojen välisen yhteistyön asiantuntijoiden järjestämä konferenssi pidettiin Vaasan yliopiston Oppimiskeskus Tritoniassa 18.-19. huhtikuuta. Konferenssista on julkaistu laaja aineistopaketti, joka sisältää tapahtuman antia sanoin, kuvin ja videotallentein.

Lisää ajankohtaisia seminaareja ja tapahtumia löytyy portaalin Tapahtumakalenterista ja uutispalstalta.

Tiedotteen alkuun

Joustavan opinto-oikeuden haku siirtymässä sähköiseen asiointiin – JOO-hakujärjestelmä pilottikäytössä

Suomen virtuaaliyliopiston (SVY) valmisteleman ja yliopistojen rehtoreiden allekirjoittaman valtakunnallisen JOO-sopimuksen (JOO = joustava opinto-oikeus) myötä yliopistojen tutkinto-opiskelijoilla on viime vuoden elokuusta lähtien ollut mahdollisuus päästä opiskelemaan sivuaineopintoja missä tahansa Suomen yliopistossa. Hakuprosessia tukee SVY:n ylläpitämä JOOPAS-verkkopalvelu, jonka yhteydessä ollaan pilotoimassa sähköistä hakua.

Liikkuvuuden Tuki –hankkeen (LiTu) ensimmäisen vaiheen pilotti eli sähköinen JOO-hakujärjestelmä on ollut käynnissä maaliskuun lopusta lähtien Teknillisessä korkeakoulussa, Helsingin kauppakorkeakoulussa ja Helsingin yliopiston humanistisessa, valtiotieteellisessä ja teologisessa tiedekunnassa. JOO-hakujärjestelmä mahdollistaa ensimmäisessä vaiheessa JOO-hakulomakkeen sähköisen täyttämisen ja lähettämisen sekä käsittelyn koti- ja kohdeyliopistossa.

Pilottiyliopistojen opiskelijat ovat voineet käyttää sähköistä hakulomaketta hakiessaan toiseen pilotissa mukana olevaan korkeakouluun. Muut yliopistot ovat toistaiseksi vielä käyttäneet paperilomaketta.

Kevään JOO-haku on nyt päättymässä. Helsingin yliopiston teologiseen tiedekuntaan ja Teknilliseen korkeakouluun on jatkuva haku, Helsingin kauppakorkeakouluun ja muihin Helsingin yliopiston tiedekuntiin hakuaika on jo päättynyt. Hakemusten käsittely jatkuu vielä kesäkuussa. Pilotti päättyy kesäkuun lopussa mutta järjestelmään pääsee kirjautumaan myös kesän aikana. Myös syksyn 2005 haku on sähköinen pilotissa nyt mukana olleissa yliopistoissa.

Sähköisellä JOO-hakujärjestelmällä pyritään helpottamaan opiskelijoiden JOO-hakua ja opintotoimistojen henkilökunnan hakemusten käsittelyä. Paperilomakehaussa monien yliopistojen käytäntönä on, että opiskelija täyttää ensin hakemuksen ja toimittaa sen liitteineen kotiyliopistoon puollettavaksi. Puoltokäsittelyn jälkeen opiskelija lähettää hakemuksen itse kohdeyliopistoon. Yliopistoissa on lisäksi erilaiset JOO-hakuajat ja käsittelyprosessin kestot.

Opintohallinnon näkökulmasta JOO-hakujärjestelmä tarjoaa helpotusta muun muassa tilastointiin ja yliopistojen väliseen laskutukseen. Tietokannasta on helpompi saada tarvittavat tiedot kuin paperihakemusten perusteella.

Tiedotteen alkuun

JOO-hakujärjestelmä rakennettu erilaiset hakemusten käsittelyprosessit huomioiden

"JOO-hakujärjestelmä on saatu suunniteltua toimivaksi nyt kolmessa yliopistossa vaikka yliopistokohtaisten hakemusten käsittelyprosessit ovat olleet erilaisia. Järjestelmän ensimmäisen vaiheen pilotointi on toistaiseksi tarjonnut hyviä kokemuksia tällaisen yhden tietojärjestelmän käytöstä eri organisaatioissa," kertoo hankkeen projektipäällikkö Raija Halonen.

JOO-hakulomakkeet kulkevat käsittelyprosessissa eri tavalla yliopistosta riippuen:

• Helsingin kauppakorkeakoulussa JOO-hakemukset käsitellään keskitetysti ja myös päätökset tehdään keskitetysti kaikkien laitosten yhteisessä opintotoimistossa.
• Helsingin yliopistossa hakemusten käsittely ja päätöksen teko on hajautettu tiedekuntiin, jotka hoitavat koko JOO-hakuprosessin itsenäisesti.
• Teknillisellä korkeakoululla puollettavat hakemukset menevät suoraan eri osastoille mutta saapuvien opiskelijoiden hakemukset lähetetään keskitetysti opintotoimistoon, josta ne ohjataan käsittelyyn eri osastoille.

JOO-hakujärjestelmässä hakemus voidaan yliopistokohtaisesti asettaa ohjautumaan oikeille käsittelijöille tai käsittelijäryhmille kotiyliopistossa ja kohdeyliopistossa opiskelijan kotitiedekunnan ja kohdetiedekunnan mukaan. Esimerkiksi Helsingin yliopistossa opiskelijan lähettämä hakemus menee suoraan oman tiedekunnan puoltokäsittelijälle ja Helsingin kauppakorkeakoulussa sama hakemus ohjautuu aina keskitetysti opintotoimiston käsittelijöille riippumatta siitä, mille laitokselle opiskelija on pyrkimässä.

Käsittelijäryhmille voidaan järjestelmässä antaa oikeudet kaikkiin oman yliopiston hakemuksiin tai vain oman tiedekunnan hakemuksiin. Käsittelijät voivat myös siirtää hakemuksia toiselle käsittelijälle. Järjestelmä mahdollistaa myös erilaiset oikeudet lausunnon antajille, jotka näkevät vain itselle osoitetun hakemuksen tiedot. Lausunnon antajilla ei ole käsittelyoikeuksia hakemukseen vaan he voivat vain lisätä oman lausuntonsa hakemuksen tietoihin.

Järjestelmässä voidaan myös hakemuksen ohjautuvuuden lisäksi määrittää ja muokata yliopistokohtaisesti ne sähköpostiviestit, jotka opiskelijoille ja käsittelijöille lähtevät hakemuksen eri vaiheista.

"On ollut hyvä, että pilotissa on ollut mukana erilaiset yliopistot ja niiden erilaiset käytännöt. Järjestelmä on rakennettu niin, että yliopistokohtaiset eroavaisuudet on mahdollista huomioida. Tämä varmasti edesauttaa sitä, että järjestelmä on helppo ottaa käyttöön myös muissa yliopistoissa," kertoo Mari Knuuttila Teknillisestä korkeakoulusta.

Tiedotteen alkuun

JOO-hakujärjestelmään kirjaudutaan omalla kotiyliopiston käyttäjätunnuksella

JOO-hakujärjestelmä on toteutettu tukemaan korkeakoulurajat ylittävää käyttäjäntunnistusta eli käytännössä järjestelmän käyttäjät voivat kirjautuessaan käyttää samaa käyttäjätunnusta ja salasanaa kuin mikä heillä on käytössä oman yliopiston tietojärjestelmiin. Käyttäjien henkilötietojen ylläpito ja henkilöllisyyden todentaminen tapahtuu käyttäjän kotikorkeakoulussa, josta palvelu noutaa käyttäjän ajantasaiset henkilötiedot kirjautumishetkellä. 

Pilotin aikana on ollut käytössä rinnakkain kaksi tapaa kirjautua järjestelmään. Helsingin yliopiston käyttäjät ovat kirjautuneet järjestelmään oman yliopiston tunnuksilla koko pilotin ajan. Teknillinen korkeakoulu siirtyi käyttämään samaa tekniikkaa toukokuussa ja järjestelmäkohtaiset tunnukset vaihdettiin kotiyliopiston tunnuksiin. Helsingin kauppakorkeakoulun käyttäjät ovat kirjautuneet järjestelmäkohtaisilla tunnuksilla.

Korkeakoulurajat ylittävän käyttäjäntunnistuksen käyttöönotto JOO-hakujärjestelmässä on edellyttänyt teknisiä toimenpiteitä kuten Shibboleth-palvelimen pystyttämisen kotikorkeakoulussa. Tunnistusjärjestelmä on tietojärjestelmäketju, jonka kaikkien osien tulee toimia, jotta kirjautuminen ja tunnistautuminen onnistuu. Järjestelmäketjua on rakennettu usean organisaation yhteistyössä ja muun muassa tiedonkulku on koettu haasteelliseksi. Shibboleth-tunnistuksen käyttöönotto on kuitenkin koettu tarpeelliseksi JOO-hakujärjestelmässä, jossa oman ajantasaisen käyttäjärekisterin ylläpito olisi tulevaisuudessa melko työlästä.

"Shibboleth-tekniikka on tietoturvallinen ja käyttäjän yksityisyyden kannalta järkevä tapa välittää tietoa eri taustajärjestelmistä (esim. opiskelijarekisteri, käyttäjähakemisto jne) niitä tarvitseville sovelluksille esimerkiksi JOO-hakujärjestelmälle," sanoo tietotekniikkapäällikkö Minna Harjuniemi Helsingin yliopistosta.

Korkeakoulurajat ylittävän käyttäjäntunnistuksen mahdollistama Haka-infrastruktuuri on tieteen tietotekniikan keskus CSC:n korkeakouluille tarjoama uusi palvelu, joka on osa korkeakoulujen sähköisen asioinnin infrastruktuuria. Haka-infrastruktuurin toiminta perustuu jäsenyyteen korkeakoulujen muodostamassa luottamusverkostossa. Järjestelmää on rakennettu CSC:n ja korkeakoulujen IT-keskusten yhteistyönä maaliskuusta 2002 lähtien ja sitä on pilotoitu 12:ssa eri projektissa vuosien 2003-2005 aikana.

"JOO-hakujärjestelmä on esimerkki vaativasta sovelluksesta, joka tukeutuu Haka-infrastruktuuriin käyttäjän tunnistuksessa. Henkilöllisyyden todentamisen lisäksi Shibboleth-tekniikan avulla voidaan sähköiselle lomakkeelle esitäyttää myös opiskelijan henkilö- tai opiskelutietoja," kertoo Mikael Linden CSC:ltä.

Shibboleth-tunnistuksen käyttöönoton kokemuksista JOO-hakujärjestelmässä on valmistumassa raportti, jota voi tiedustella Mikael Lindeniltä osoitteella mikael.linden@csc.fi.

Lisätietoa Haka-infrastruktuurista ja luottamusverkostoon liittymisestä löytyy CSC:n www-sivuilta.

Tiedotteen alkuun

Helpommin tietoa tilastoinnin ja laskutuksen tarpeisiin

JOO-hakemusten tallentuminen tietokantaan mahdollistaa myös sen, että tilastointiin ja laskutukseen tarvittavat raportit saadaan joustavasti suoraan järjestelmästä. Raporttitoiminnallisuutta on viimeistelty järjestelmään kevään aikana.

"Paperisessa JOO-haussa raporttitiedot ovat tulleet jälkikäteen, kun laskut suoritetuista opintoviikoista eri yliopistoista ovat saapuneet. Eri osastot ovat hyvin eri tavoin pitäneet kirjaa lähtevistä opiskelijoista ja opintotoimisto ei ole ollut tietoinen siitä, paljonko lähteviä opiskelijoita Teknillisellä korkeakoululla on ollut yhteensä. Nyt JOO-hakujärjestelmän myötä alustavat raportit saa reaaliajassa: tiedetään, paljonko lähteviä ja saapuvia opiskelijoita on", toteaa suunnittelija Mari Knuuttila Teknillisestä korkeakoulusta.

JOO-hakujärjestelmä mahdollistaa tilastotietojen saamisen tällä hetkellä kahdella tavalla: valmiiksi muotoiltuna raportteina (pdf-muodossa) sekä Excel-yhteensopivassa CSV-muodossa, josta käyttäjä voi itse muotoilla erilaisia yhteenvetoja.

Hakemukset yliopistoittain –raporttiin lasketaan kotiyliopistossa käsiteltyjen hakemusten ja opintoviikkojen/opintopisteiden lukumäärät annetulta aikaväliltä kohdeyliopistoittain. Raportin avulla saadaan myös alustava tieto siitä, kuinka paljon kotiyliopisto on lupautunut maksamaan opetusta eri yliopistoihin lähtevistä opiskelijoista, jos kaikki kotiyliopistossa puolletut opinnot ja hakemukset saavat myönnön kohdeyliopistossa.

Kotiyliopistossa puolletut hakemukset –raporttiin lasketaan kotiyliopistosta lähtevien eli puollettujen ja kohdeyliopistossa hyväksyttyjen hakemuksien ja opintoviikkojen/opintopisteiden määrät annetulta aikaväliltä tiedekunnittain (osastoittain) ja kohdeyliopistoittain. Raportin avulla saadaan alustava tieto siitä, kuinka paljon kotiyliopisto joutuu maksamaan kohdeyliopistojen eri tiedekunnille kotiyliopistosta lähtevistä opiskelijoista.

Kohdeyliopistoon saapuneet hakemukset –raporttiin lasketaan kohdeyliopistoon saapuneiden, käsittelyssä keskeneräisten ja hyväksyttyjen hakemuksien lukumäärät annetulta aikaväliltä kohdeyliopiston tiedekunnittain (osastoittain) ja kotiyliopistoittain. Lisäksi raportissa esitetään vastaavat luvut keskeneräisistä ja hyväksytyistä opintoviikoista/opintopisteistä. Raportin avulla saadaan alustava tieto siitä, kuinka paljon kohdeyliopistolla (tiedekunnittain) on saatavia kustakin kotiyliopistosta. Raportin avulla saadaan myös alustava tieto siitä, kuinka paljon yliopisto on lupautunut antamaan opetusta eri yliopistoista saapuville opiskelijoille.

Järjestelmään toteutetaan seuraavaksi raportti, johon laskentaan kotiyliopistosta lähetettyjen hakemusten ja opintoviikkojen/-pisteiden määrät annetulta aikaväliltä kotitiedekunnittain/osastoittain ja kohdeyliopistoittain. Raportin avulla saadaan alustava tieto siitä, kuinka paljon kotiyliopistolla (tiedekunnittain) on maksettavaa kullekin kohdeyliopistolle ja kaikille kohdeyliopistoille yhteensä.

Lisäksi tietokannasta voidaan hakea CSV-muodossa tieto siitä, kuinka monta hakemusta opiskelijat ovat yhteensä lähettäneet ja kuinka monta niistä on puollettu, hyväksytty tai evätty. Tietoja voidaan käyttää hyväksi jatkosuunnittelussa ja myöhempien opinto-oikeushakemusten käsittelyssä tai pelkästään käyttämällä tietoja laskutuksen tukena.

Hakemusten käsittelijät saavat raportteja vain oman yliopistonsa hakemustilanteesta

Raportteja voivat ajaa kaikki hakemusten käsittelijät omilla tunnuksillaan. Jokainen hakemusten käsittelijä voi käsitellä vain oman kotiyliopistonsa tietoja/tilastoja ja näkee vain itse ajamansa raportit. Raportteja voidaan ajaa tietyin aikavälein tai vain tietystä (kohde-)yliopistosta, jolloin saadaan rajatumpaa tietoa opintohallinnon tarkoituksiin.

"Sähköistä JOO-hakujärjestelmää käyttäneistä opiskelijoista voidaan ajaa nyt raportteja, jotka sisältävät vain niitä tietoja, jotka on saatu pilotin aikana. Tietokantaan ei ole lisätty pilotissa mukana olevien yliopistojen JOO-opiskelutietoja, jotka ovat kertyneet ennen pilotoinnin alkamista", muistuttaa projektipäällikkö Raija Halonen.

Näiden tilastointia palvelevien raporttien lisäksi tietokannasta saadaan JOO-opiskelijan ja myönnetyn opinto-oikeuden tiedot, jotta opiskelijan tiedot voidaan lisätä kohdeyliopiston opintotietorekisteriin. Toistaiseksi tiedot tarjotaan merkkitiedostona (Excel-yhteensopivassa CSV-muodossa), josta virkailija voi "copy-paste-toimintoa" käyttäen viedä tiedot oman yliopiston rekisteriin.

Tiedotteen alkuun

Ensimmäiset kokemukset joustavan opinto-oikeuden sähköisestä hausta positiivisia

 Pilotin tavoitteena oli saada 100 hakemusta järjestelmään ja kerätä käyttäjien antamaa palautetta järjestelmän kehittämiseksi. "Pilotti on onnistunut yli odotusten," iloitsee projektipäällikkö Raija Halonen. Hakemuksia on tullut järjestelmään toukokuun loppuun mennessä yli 160 kappaletta ja palaute on ollut pääosin positiivista.

Järjestelmässä on ollut toukokuun loppuun mennessä noin 300 opiskelijakäyttäjää ja 50 hakemusten käsittelijätunnusta, joista 22 on hakemuksia pilotin aikana käsitelleet. Hakemuksia on lähetetty 162 kappaletta. 120 käyttäjää on kirjautunut järjestelmään järjestelmäkohtaisilla tunnuksilla ja 230 käyttäjää on kirjautunut oman yliopistonsa käyttäjätunnuksilla.

Ennen pilotin alkua helmi-maaliskuussa pidettiin kaksi hyväksymistestauspäivää, joissa testaajina olivat pilottiyliopistojen hakemusten käsittelijät. "Hyväksymistestaus antoi hyviä vinkkejä mm. toiminnallisuuden suhteen. Vaikka järjestelmä toimikin kuten oli määritelty ja hyväksytty, ilmeni käytössä ongelmia turhan monimutkaisuuden takia, esimerkiksi lisätietopyyntöjen kohdalla", kertoo Halonen. Osa testauksessa todetuista ongelmista ehdittiin korjata ennen pilottia ja loput korjataan mahdollisuuksien mukaan seuraaviin versioihin.

Tiedotteen alkuun

Järjestelmää pyritään kehittämään palautteen pohjalta – kaikki palaute edelleen tarpeen

Palautetta on kerätty järjestelmässä olevan palautelomakkeen kautta, sähköpostikyselyllä ja haastattelulla. "Palautetta on saatu palautekanavien lisäksi myös suoraan puhelimitse. Parasta palautetta on ollut se kun käyttäjä soittaa erikseen ilmoittaakseen, että ’tämähän toimii juuri niin kuin pitääkin’", kertoo projektipäällikkö Raija Halonen.

"Osa palautelomakkeella tulleista kommenteista on liittynyt toiminnallisuuteen esimerkiksi miksi kirjautuminen kotiyliopiston omalla tunnuksella ei onnistu. Yleensä tällaiset ongelmat eivät ole johtuneet varsinaisesti JOO-hakujärjestelmästä vaan muista tietojärjestelmäketjuun kuuluvista palikoista. Osassa palautetta on suoraan kysytty ohjetta, miten toimitaan kun tehdään sitä tai tätä. Suurin osa ohjeista löytyy manuaalista, mutta myös tarkentamista täytyy harkita, jos tietoa ei löydetä", kertoo Raija Halonen

"Pilotin aikana on myös käytetty hyväksi erityisesti hakemusten käsittelijöiltä saatua palautetta ja tehty joitakin muutoksia tietojärjestelmään. Toistaiseksi käyttäjät ovat antaneet melko vähän palautetta, vaikka heillä on tässä vaiheessa loistavat mahdollisuudet päästä vaikuttamaan sähköisen haun toiminnallisuuteen", jatkaa Halonen.

Palautetta voi lähettää ja sitä toivotaan edelleen. Omia kommentteja voi lähettää järjestelmässä olevan palautelomakkeen kautta, vastaamalla lähetettyihin sähköpostikyselyihin tai vaikka ottamalla suoraan yhteyttä projektiryhmän jäseniin.

"Kaikki kommentit ovat kullanarvoisia jatkokehityksen kannalta! Niiden avulla voidaan tarkistaa, toimiiko järjestelmä kuten pitääkin ja puuttuuko siitä jotain oleellista," muistuttaa järjestelmän toimittajan eli Solenovo Oy:n edustaja Ilkka Bordi.

Tiedotteen alkuun

Opiskelijat kokeneet sähköisen JOO-haun helpoksi

Saadun palautteen mukaan opiskelijat ovat ottaneet sähköisen JOO-haun vastaan innostuneesti ja kiitollisin mielin. "Oli oikein iloinen yllätys kun huomasin, että JOO-opintojen hakeminen käy näin kätevästi," kommentoi eräs opiskelija palautteessaan. Sähköinen hakulomake on koettu helpoksi. Kiitosta on saanut myös ominaisuus, jonka avulla opiskelija voi seurata hakemuksen käsittelyn vaiheita järjestelmässä. Tieto käsittelyprosessin etenemisestä tulee myös opiskelijan omaan sähköpostiin.

Opiskelijoilta kysyttiin sähköpostikyselyssä muun muassa millaista tukea he kaipaavat järjestelmän käytössä. Vastaajat kertoivat lähes yksimielisesti, että ohjeet tulee olla siellä missä hakemusta täytetään eli webissä, muuta opastusta ei juurikaan kaivata. Ohjeistusta pidettiin selkeänä mutta hyviä kehitysehdotuksiakin esitettiin.

Tiedon puutetta ilmeni pilotin alussa ja kaikki opiskelijat eivät tienneet sähköisen JOO-haun mahdollisuudesta vaan täyttivät paperihakemuksen, jonka tiedot siirrettiin järjestelmään opintotoimistossa.

Opiskelijat ovat kokeneet järjestelmän luotettavan tuntuiseksi ja hakulomakkeen helppokäyttöiseksi:

"Ohjeistus lomakkeen täyttöön oli loistavasti suunniteltu ja selkeä. Ongelmatilanteiden ilmetessä apu oli aina lähellä. Kaiken kaikkiaan käyttäjäystävällinen kokemus."

"Oikein luotettavalta tuntui. Hiukan selvemmin voisi tietenkin laittaa, miten prosessi hakemuksen lähettämisen jälkeen etenee."

"Sähköinen lomake oli erinomainen! Erityisesti pidin siitä, että lomakkeen pystyi tallentamaan, jolloin sitä ei tarvinnut täyttää kerralla vaan sen sai tehdä osissa. Tämä antoi sähköisen lomakkeen täyttämiselle 'paperimaisen' fiiliksen."

Opiskelijat kokivat sähköisen järjestelmän helpottavan hakua verrattuna paperilomakkeiden käyttöön:

"Parasta on se, ettei tarvitse juosta papereiden kanssa edestakaisin."

"Erona paperiseen hakuun on helppous, nopeus, nykyaikaisuus. Jos niinkin kankea asia kuin opinto-oikeus on joustava, niin kyllä haunkin pitää silloin olla joustava."

Joitain ongelmia on koettu opiskelijapalautteen mukaan muun muassa kirjautumisessa (ohjeiden puute, hetkelliset katkot) ja hakemuksen tallentamisessa:

"Hyvä ratkaisu JOO-hakemuksen osalta. Toiminnassa ja tallennuksessa esiintyi pieniä vikoja ajoittain."

"Kirjautumisohjeet saisivat olla selkeämmät ja helposti löydettävissä."

Opiskelijat kaipaavat järjestelmään myös mahdollisuutta valita kurssit suoraan järjestelmän valikosta:

"Jos kohdeyliopiston ja linjan voi suoraan valita valikoista, niin miksei myös kurssitietoja? Kyllähän se copy+pastellakin onnistuu mutta uskon, että virheiden mahdollisuus on suurempi. Muuten systeemi on oikein hyvä kun pääsee eroon erilaisten papereiden pyörittämisestä kun kerran kaikki tiedot ovat kuitenkin saatavilla tietokannoissa."

Nykyään kurssitiedot tulee etsiä muista lähteistä ja kirjoittaa hakulomakkeen kenttiin. Kurssitietojen sähköistä siirtämistä hakulomakkeeseen päästään valmistelemaan yhteisen kurssitietomäärityksen käyttöönoton myötä.

"Sähköinen JOO-hakujärjestelmä on hyvä olla olemassa mutta se vaatii vielä vähän kehittämistä"

Saara Kalin on Helsingin kauppakorkeakoulun opiskelija, joka haki JOO-opintoihin Helsingin yliopiston valtiotieteelliseen tiedekuntaan. Saaran mielestä tarjottavista JOO-opinnoista on vaikea saada tietoa. Itse hän sai parhaiten tietoa ystävältään, joka oli aiemmin hakenut JOO-opintoihin samaan tiedekuntaan. Myös sähköisen JOO-haun mahdollisuudesta hän sai tietoa ensin ystävältään. Opastusta JOO-hakuun ja tietoa hakuajoista hän sai myös JOOPAS-verkkopalvelusta.

"Kirjautuminen onnistui helposti ja sain lähetettyä hakemuksen itse ilman käyttöohjeita tai opintotoimiston apua. Tosin minulle oli hieman epäselvää, pitikö liitteisiin lisätä jotain vai ei, mutta lähetin hakemuksen ilman liitteitä ajatellen, että ne pyydetään sitten tarvittaessa," kertoo Saara.

Lisättävät liitteet riippuvat korkeakoulun käytännöstä ja liitteiden lisäyssivu on kaikille yliopistoille sama, joten tietoa ei löydy itse hakulomakkeesta vaan JOOPAS-palvelun yliopistokohtaisista JOO-ohjeista.

Paras tapa opastaa opiskelijaa hakemuksen täyttämisessä on Saaran mielestä suora linkki hakemuksen eri kohdista käyttöohjeeseen. Hakemuksen alkuun hän toivoo selkeä ja lyhyttä ohjetta siitä, mitkä ovat hakemuksen tärkeimmät kohdat ja miten hakeminen etenee hakemuksen lähettämisen jälkeen. Hän ehdottaa myös hakemuksen kohtaan ’Haettavan opinto-oikeuden perustelu’ jotain ohjetta siitä, mitä kaikkia tietoja perusteluihin kaivataan.

Sähköinen JOO-haku on Saaran mielestä yksinkertaisempaa kuin paperinen hakuprosessi. "Nyt ei tarvitse käydä erikseen viemässä paperisia lomakkeita eri toimistoihin, ensin puollettavaksi, jonka jälkeen se pitäisi viedä toiseen paikkaan jne. Sähköisessä haussa on matala kynnys hakemuksen täyttämiseen, ohjeet saa saman tien ja hakemuksen etenemistä voi seurata."

Saara sai kotiyliopistoltaan kielteisen puoltopäätöksen hakemukselleen päivässä ja siitä tuli myös ilmoitus sähköpostiin. "Päätöksen perustelut oli vaikea löytää järjestelmästä, koska ’luettelossa’ näkyi vain ensimmäinen rivi. Tätä perustelulaatikkoa voisi suurentaa tai sitten siitä pitäisi olla suora linkki kokonaan näkyviin perusteluihin esimerkiksi tekstiä klikkaamalla," hän huomauttaa.

Saara kritisoi yleistä toimintaperiaatetta, jonka mukaan joustavaa opinto-oikeutta puolletaan jos opinnot mahtuvat tutkinnon minimivaatimukseen eli 160 opintoviikkoon. "Päätöstä tehtäessä tulisi kiinnittää huomiota enemmän siihen, miten ne tukevat hakijan omia opintoja ja ovatko ne tarkoituksenmukaisia. Nyt koin itse sen kohtalon, että koska hain opintoja vasta kolmantena vuonna, en niitä saanut suuren opintoviikkomääräni takia mutta jos olisin hakenut viime vuonna, olisin saanut. Tämä hakuajan vaikutus pitäisi mielestäni eliminoida niin, että kriteereissä otettaisiin tasapuolisesti huomioon muutkin asiat. Yleensä omaa tutkintoa parhaiten tukevat opinnot selviävät vasta opintojen hieman edettyä, joten myöhemmin haetut opinnot saattavat hyvinkin olla paljon tarkoituksenmukaisempia kuin aikaisemmin suoritetut. Lisäksi, jos halutaan pitää kiinni 160 opintoviikon rajasta, tulisi löysentää rajoitusta siitä, että haettavat opinnot muodostavat kokonaisuuden ja myöntää opinto-oikeuksia yksittäisiinkin kursseihin," pohtii Saara.

Tiedotteen alkuun

Helpottava työkalu hakemusten käsittelyyn – käyttötavat mietittävä yliopistokohtaisesti

Helsingin yliopistossa sähköisiä JOO-hakemuksia ovat käsitelleet Kaisa Pesola humanistisessa tiedekunnassa, Susanna Ruhanen valtiotieteellisessä tiedekunnassa ja Sinikka Silfverberg teologisessa tiedekunnassa. He kertovat olevansa tyytyväisiä siihen, että hakemuksia voi nyt käsitellä sähköisesti ja järjestelmän käsittelytoiminnotkin tuntuvat jo sujuvan rutiinilla. 

Heidän kokemuksensa mukaan opiskelijat ovat olleet tyytyväisiä sähköisen JOO-hakujärjestelmän käyttöönottoon ja ovat onnistuneet lähettämään hakemuksia yllättävänkin hyvin. "Opiskelijat haluavat nykyään tehdä tällaiset asiat verkossa eivätkä halua olla sidottuja esimerkiksi opintotoimistojen aukioloaikoihin. Myös käsittelyyn järjestelmä tuo joustoa kun hakemuksia voi käsitellä myös silloin kun opintotoimisto on suljettu", toteaa Kaisa Pesola.

Susanna Ruhasen mielestä hakemusten puoltokäsittelyyn kuluu nyt vähän enemmän aikaa, koska hakemus tulee tarkistaa paljon tarkemmin ja opiskelija, jolta voisi tarkennukset kysyä suoraan, ei ole yleensä vieressä. "Saapuvien opiskelijoiden hakemukset sen sijaan ovat paljon helpompia ja nopeita käsitellä kuin voi olla varma, että hakemus tulee oikeasta ja yhdestä paikasta ja se on jo tarkistettu. Ennen paperit tulivat eri paikoista, eri proffilta, eri leimoilla", kertoo Ruhanen.

Helsingin yliopiston opiskelijoilla on ollut vain vähän ongelmia ja lähinnä ne ovat liittyneet opintosuoritusotteen liittämiseen hakemukseen. Opintosuoritusote tulee sähköpostiin, josta se on osattava tallentaa tekstimuodossa omalle koneelle ja sieltä järjestelmään. "Opintosuoritusote olisi hyvä saada yliopiston omasta tietojärjestelmästä esimerkiksi pdf-muodossa, jotta sen liittäminen olisi helppoa JOO-hakujärjestelmään", muistuttaa Pesola.

Tiedotteen alkuun

"Moni asia täytyy ajatella sähköisessä JOO-käsittelyssä uudella tavalla"

Vaikka järjestelmän käyttö hakemusten käsittelyssä on koettu helpoksi, on käsittelijöillä ollut ongelmia hahmottaa, kuka saa mitäkin tietoa hakemuksesta ja mikä on hakemuksen ’tila’ eli mistä se löytyy missäkin vaiheessa. "Moni asia täytyy ajatella eri tavalla kuin paperisessa käsittelyprosessissa, joten jonkinlainen tukipaperi tai kaavio olisi tarpeen ainakin alkuvaiheessa, josta selviäisi, miten sähköinen prosessi etenee ja kenellä omassa yliopistossa on mitkäkin oikeudet hakemukseen," kertoo Kaisa Pesola Helsingin yliopiston humanistisesta tiedekunnasta.

Sama kokonaisuuden hahmottamisen ongelma on ollut myös opiskelijoilla. "’Lähetin hakemuksen, entä nyt?’ –kaltaista sähköpostia olemme saaneet opiskelijoilta. Opiskelijoille ei ole aina selvää se, miten hakuprosessi nyt sähköisesti etenee ja tuleeko heidän vielä tehdä jotain hakemuksen lähettämisen jälkeen. Esimerkiksi tuleeko heidän lähettää hakemus myöhemmin vielä erikseen kohdeyliopistoon", kertoo Pesola.

Järjestelmä mahdollistaa monenlaisia toimintatapoja ja yliopistokohtaisesti on mietittävä, miten on parasta toimia omassa yliopistossa. Helsingin yliopiston hakemusten käsittelijät Kaisa, Susanna ja Sinikka kertovat soitelleensa useasti toisilleen ja miettineensä, miten jokin kohta hakemukseen merkitään siten, että tieto välittyy sitä tarvitseville ja antaa oikean tiedon esimerkiksi raportointia ja laskutusta varten. Yliopistokohtaisesti on myös mietittävä, mitä tietoja tarvitaan paperille ja miten hakemukset tässä vaiheessa arkistoidaan kun osa on sähköisiä ja osa paperisia hakemuksia.

Miten sähköiseen JOO-hakemusten käsittelyyn kannattaa valmistautua

"Jos hakemusten käsittelijöitä on useita, olisi hyvä sopia yksi henkilö yliopistosta esimerkiksi järjestelmän pääkäyttäjä, joka osaa vastata erilaisiin teknisiin kysymyksiin kuin myös yliopiston omiin käytäntöihin liittyviin kysymyksiin", Helsingin yliopiston hakemusten käsittelijät Kaisa, Susanna ja Sinikka huomauttavat pohtiessaan, miten järjestelmän käyttöönotto kannattaisi toteuttaa muissa yliopistoissa.

"Meillä on mietitty, että JOO-opiskelijoihin suhtauduttaisiin samalla tavalla kuin yliopiston muiden tiedekuntien sivuaineopiskelijoihin. Meillä on käsittely tehty raskaan kautta, nyt ei voi odottaa, että dekaanin päätökset tehtäisiin verkkoon. JOO-hakemusten käsittelyprosessin keventämistä kannattaa siis miettiä. Päätösprosessia hoitamassa voisi olla yksi ihminen, ja mahdolliset puollot ym. pitäisi voida hoitaa toista kautta", toteaa Sinikka Silfverberg.

"Tiedekunnan JOO-hakemusten käsittelyprosessi saattaa muuttua", muistuttaa myös Mari Knuuttila Teknillisestä korkeakoulusta. "Tätä kannattaa miettiä etukäteen, sillä paperi ei enää kulje pöydältä pöydälle. Meilläkin JOO-hakemusten käsittelyprosessi muotoutuu tässä vähitellen, kun ihan oikeasti on alettu sähköisen järjestelmän kautta käsitellä hakemuksia. Järjestelmän opettelu tietysti vie hieman aikaa, joten JOO-hakemusten käsittelyyn pitää alussa varata tavallista enemmän aikaa. Mutta kun järjestelmä alkaa olla tuttu, se nopeuttaa omaa työtä," jatkaa Knuuttila.

"JOOPAS-sivuille kannattaa tehdä todella tarkat ja selkeät ohjeet! Me olemme täydentäneet ja tarkentaneet ohjeita jatkuvasti ja edelleen se on tarpeen. Ohjeita on hyvä ylläpitää myös vain yhdessä, kaikkien löydettävissä olevassa paikassa eli JOOPAS-sivuilla. Meillä ei ole enää omia JOO-ohjesivuja vaan Helsingin yliopiston www-sivuilta ohjataan JOOPAS-palveluun. Jotkut asiat vaativat eri ohjeet sähköistä hakua ajatellen. Verkosta etsitään nyt ohjeita enemmän eikä tulla niin aktiivisesti kysymään opintotoimistosta ennen hakemuksen lähettämistä. Ohjeet tulee todella miettiä tarkoin ettei sähköistä hakemusta käsitellessä tarvitse pyörittää hakemusta uudelleen opiskelijalle lisätietopyyntöjen merkeissä", kertoo Kaisa Pesola.

Tiedotteen alkuun

Kurssitiedot muuttuvat tai eivät ole tiedossa mutta puoltaa pitäisi..

JOO-hakujärjestelmää on suunniteltu ja pilotoitu haasteellisessa vaiheessa kun tutkintorakenneuudistus on vienyt opintohallinnon resursseja. "Järjestelmän pilotointi alkoi juuri silloin kun uuden opetusohjelman suunnittelu oli kuumimmillaan. Pelkäsin, että uuden järjestelmän opettelu saa valtaisan vastarinnan kaiken kiireen keskellä. Mutta toisin kävi. Vain muutama negatiivinen kommentti tuli uuden järjestelmän käyttöönotosta", toteaa Mari Knuuttila Teknillisestä korkeakoulusta.

Tutkintorakenneuudistus tuo omat haasteensa JOO-opintojen hakemiseen ja sitä on pohdittu myös pilottiyliopistoissa. Monilla yliopistoilla kurssit/opetus tulee muuttumaan kokonaan ensi syksynä opintopisteisiksi ja kurssien sisällöt on mietitty uudelleen tutkintojen rakenteiden muuttuessa. Opiskelijat ovat hakeneet vanhoille kursseille, vaikka osa niistä tulee poistumaan.

"Hakemusten käsittelyssä on joutunut turvautumaan paljon korvaaviin kursseihin tai siihen, että toteaa että kurssia ei enää järjestetä. Tämä on ollut ongelma, kun opetustiedot ovat tulleet niin myöhään. Tämä ei tietysti ole pelkästään pilotin ongelma. Sama ongelma on tietysti paperisilla lomakkeilla," pohtii Mari Knuuttila.

JOO-hakujärjestelmään tulee nykyisellään eritellä kokonaisuuteen kuuluvat kurssit ja puolto annetaan jokaiselle kurssille erikseen. Helsingin yliopiston hakemusten käsittelijät toivovat järjestelmään mahdollisuutta puoltaa tietyn opintokokonaisuuden opintoviikkomäärää eriteltyjen kurssien sijaan.

"Kurssit saattavat muuttua ja sitä tietoa ei puoltajalla välttämättä ole. Toisaalta joissakin opintokokonaisuuksissa on käytäntönä, että loput kurssit valitaan vasta kun ensimmäiset on jo suoritettu. Joillekin kursseille on myös melko vaikea päästä, joten olisi mukava puoltaa siten, että opiskelija pääsee edes jollekin toiselle vastaavalle kurssille. Joskus myös tiedot opintokokonaisuuteen kuuluvista kursseista tulevat liian myöhään ja opiskelijan on mahdoton opinto-oikeutta niille hakea," Kaisa Pesola, Sinikka Silfverberg ja Susanna Ruhanen perustelevat.

Tiedotteen alkuun

Tavoitteena kattava joustavan opiskelun sähköinen tukijärjestelmä

Valtakunnallisen joustavan opinto-oikeuden toteutuminen ja sitä tukevien asiointipalvelujen käyttöönotto on koko Suomen virtuaaliyliopiston olemassaolon ajan ollut yksi keskeisistä tavoitteista. Tämä tavoite vahvistui edelleen kevään 2005 konsortiokokouksessa kun konsortio päätti SVY:n strategiasta vuosille 2005-2010. Strategiaan kirjattu ensimmäinen tavoitealue, jota konsortiossa pyritään edistämään, on joustavan opiskelun ja sitä tukevan sähköisen asioinnin kehittäminen.

Valtakunnallisen JOO-sopimuksen valmistelutyö aloitettiin vuonna 2001. Sopimus allekirjoitettiin kesäkuussa 2003 ja sopimus astui voimaan elokuussa 2004. Joustavan opinto-oikeuden sähköisten palvelujen käyttöönoton ensimmäisessä vaiheessa otettiin käyttöön JOOPAS-verkkopalvelu syksyllä 2004.

JOOPAS-palvelusta löytyy yleiset ja yliopistokohtaiset JOO-haun ohjeet sekä tulostettava hakulomake. Nyt pilottikäytössä oleva JOO-hakujärjestelmä on JOOPAS-palvelun laajennus, jonka on toteuttanut Liikkuvuuden Tuki –hanke (LiTu). Seuraavassa vaiheessa LiTu-hanke pilotoi JOO-opintojen laskutusta ja suoritettujen JOO-opintojen siirtymistä opiskelijan kotiyliopiston rekisteriin (LiTu2).

Pilotoinnin seuraavaa vaihetta suunnitellaan kesällä

Liikkuvuuden Tuki –hanke on kevään aikana käsitellyt saatua palautetta ja ryhtynyt alustavasti suunnittelemaan kehitystyön seuraavia vaiheita. "Kesän aikana on tarkoitus siirtyä suunnittelemaan tarkemmin LiTu2-pilottia sekä sitä toiminnallisuutta, joka on eri syistä jätetty ensimmäisestä vaiheesta pois," kertoo projektipäällikkö Raija Halonen.

"LiTu2 –vaiheen sisältö ei ole vielä kiinnitetty, ja siihen vaikuttaa useita eri tekijöitä, joista yhtenä mm. kurssitietomäärityksen valmistuminen kesän päätteeksi. Nykyisten suunnitelmien mukaan LiTu2 tarjoaa tietoja laskutuksen tueksi eli raporteilla saadaan tiedot suoritetuista opintopisteistä tai -viikoista sellaisella tarkkuudella, että laskutus voidaan toteuttaa ilman tähän asti vaadittua ’työleiriä’," kertoo Halonen.

Pilotoinnin aikatauluksi on alustavasti sovittu vuodenvaihde 2005-2006. Tämä aikataulu edellyttää myös, että keväällä 2005 myönnetyt joustavat opinto-oikeudet realisoituvat opintosuorituksiksi ja niistä saadaan tieto järjestelmään.

Syksyllä 2005 yliopistojen määrää ei ole tarkoitus lisätä, mutta keväällä 2006 on suunnitelmissa saada Tampereen yliopisto mukaan. Myöhemmin sovitaan, tuleeko Tampereen yliopiston lisäksi mukaan myös Tampereen teknillinen yliopisto vai kenties Turun yliopisto. Tavoitteena on, että seuraavissa askelissa pilotointiin saadaan mukaan ’ei-oodi-näkökulma’.

Pilottikokemukset ja kehitystyön jatkosuunnitelmat esillä syksyn seminaareissa

JOO-hakujärjestelmän ensimmäisen vaiheen pilottikokemuksia käsitellään JOO-yhteistyö ja sähköiset palvelut –seminaarissa 22. elokuuta sekä Opintoasiainpäivillä 29.-30. syyskuuta Kuopiossa.

Liikkuvuuden Tuki –hanke ja SVY:n palveluyksikkö järjestävät JOO-yhteistyö ja sähköiset palvelut –seminaarin Tampereen yliopistossa (Pinni, B-talo) 22. elokuuta.

Seminaarissa luodaan katsaus liikkuvuuden tukihankkeen nykyvaiheeseen ja käsitellään sähköisen JOO-haun pilotista saatuja kokemuksia sekä teknisen valmiuden rakentamisen että opintohallinnon toimijoiden näkökulmista.

Päivän aikana käydään läpi myös opintohallinnon sähköisten palvelujen kehittämistarpeita ja jatkosuunnitelmia. Seminaariin on suunnattu opiskelijatietojärjestelmien teknisestä ylläpidosta ja kehityksestä vastaaville henkilöille sekä JOO-opinnoista, opiskelijoiden ohjauksesta ja JOO-asioista vastaaville henkilöille tiedekunnissa ja laitoksilla. Tarkemmat tiedot seminaarista tulee SVY:n portaaliin kesän aikana.

SVY:n tavoitteena rakentaa kattava joustavan opiskelun sähköinen tukijärjestelmä

Tulevaisuuden tavoitteena on verkossa toimiva kattava joustavan opiskelun tukijärjestelmä, joka palvelee opiskelijaa JOO-prossessin kaikissa vaiheissa.

JOOPAS-verkkopalvelua pyritään kehittämään siten, että opiskelija löytää sieltä kattavasti tietoa tarjolla olevista JOO-opinnoista ja saa valitsemansa kurssitiedot suoraan sähköiseen JOO-hakulomakkeeseen. Opiskelijalle tarjotaan verkossa myös opintojen suunnitteluun liittyvää ohjausta ja neuvontaa sekä henkilökohtaisen opintosuunnitelman tekoon tarvittavat sähköiset työkalut (eHOPS).

Tavoitteena on myös että opinto-oikeuden saatuaan sähköinen prosessi etenee kohdeyliopiston sisällä siten, että opiskelija voi myös ilmoittautua kurssille verkossa. Jos kyseessä on verkko-opinnot, voi opiskelija myös suorittaa opinnot verkkovälitteisesti. Kun opinnot on suoritettu, tieto suoritetuista opinnoista palautuu sähköisesti kotiyliopiston tietojärjestelmiin JOOPAS-palveluun integroidun tietojärjestelmän avulla. Tietojärjestelmä palvelee opintohallintoa tietojen siirron lisäksi myös tilastoinnissa ja laskutuksessa.

Yliopistorajat ylittävän opetusyhteistyön ja tietojen vaihdon keskeinen edellytys on, että käytetään yhteisesti hyväksyttyjä ja määriteltyjä käsitteitä. Määrittelytyö on käynnissä ja yliopistoissa on parhaillaan lausunnolla ns. kurssitietomääritys, joka antaa pohjan suunnitella ja toteuttaa muun muassa toiminnon, jonka avulla kurssitiedot saadaan sähköiseen JOO-hakulomakkeeseen suoraan kohdeyliopiston tietokannasta.

Seuraavissa vaiheissa tuotetaan suoritustietoja koskevat määritykset, mikä mahdollistaa opintosuorituksia koskevan tiedon vaihdon yliopistojen välillä.

Määrittelytyössä on otettu huomioon eurooppalaisen korkeakoulutusalueen ja kansainvälisen standardointityön luomat reunaehdot.

Tiedotteen alkuun

Kuvat ja tekstit: Mervi Korpiaho, CSC