Suomen virtuaaliyliopisto - quo vadis?

Suomen virtuaaliyliopisto on toiminut virallisesti kolme vuotta. Ennen konsortiosopimuksen (pdf) allekirjoittamista yliopistoilla oli useiden vuosien kokemukset tieto- ja viestintätekniikan käytöstä. Virtuaaliyliopistotoiminta ei ole siis uusi asia - organisoinnin muoto kylläkin. Kolmen vuoden aikana on harjoitettu konsortiosopimuksen rajaamalla toiminta-alueella monenlaista toimintaa. Nyt on aika arvioida, mitä toiminnassa pitää kehittää ja mistä on syytä luopua, jotta tavotteeksi asetetut tulokset voidaan saavuttaa. 

Kuluneen kolmen vuoden aikana yliopistoissa on käytetty kymmeniä miljoonia euroja tieto- ja viestintätekniikan opetuskäytön ideointiin, määrittelyyn, suunnitteluun, toteutukseen, testaukseen ja pilotointiin. Merkittävää käytännön hyötyä ei vielä ole saavutettu. Tieto- ja viestintätekniikan ratkaisuja ei ole integroitu osaksi yliopiston normaalia työtä. Tehdyille investoinneille ei ole näköpiirissä nopeaa takaisinmaksua.

IT-kasvun moottori ja hidas päätöksenteko

Julkisen sektorin ennakoidaan olevan IT-kasvun moottori tulevina vuosina (Tietoviikko 24.11.03). Toisaalta julkisen sektorin hidas päätöksenteko (Tietoviikko 23.10.03) vaikeuttaa IT-investointien täysimääräistä hyödyntämistä.

Esimerkki yliopistokentän hitaudesta on meneillään oleva vuosien 2005-2006 virtuaaliyliopistohankkeiden 'tarjouskilpailu'. Hyvien hankkeiden ideat ja perustelut ovat jo kypsyneet verkostoissa pidemmän aikaa. Voidaan vain arvailla, millä aikajänteellä näiden ideoiden voidaan odottaa valmistuvan siihen laajuuteen, että ne voidaan sujuvasti integroida valtakunnalliseen virtuaaliyliopistotyöhön.

Rahoitettavat hankkeet käynnistyvät vuonna 2005. Joidenkin hankkeiden osalta tuloksia päästään hyödyntämään ehkä jo samana vuonna mutta pääsääntöisesti kuitenkin vasta 2006. Näin toimien kestää yli kolme vuotta ennen kuin hyvästä ideasta on kehittynyt palvelu, jota koko yliopistokenttä voi hyödyntää.

Verkostoyhteistyön voima ja palveluiden ylläpito

Yliopistojen verkostomainen yhteistyö on osoittanut voimansa myös Suomen virtuaaliyliopistossa. Määrittelyn, suunnittelun ja totetuksen osalta verkostomainen toiminta on taannut laajan asiantuntemuksen, tukevammat resurssit ja mikä tärkeää, voittamaan niin kovin yleisen NIH (Not-Invented-Here) -ilmiön.

Testattujen palveluiden tuottamisessa verkostomainen toiminta ei enää olekaan voittamaton. Palveluiden ylläpidon vastuiden jakaminen on haasteellista eikä siksi toiminnan jatkuvuudelle ole takeita. Toimintojen ylläpidon haasteisiin on vastattava. Mikä organisaatio hoitaa ylläpidon? Millä 'ansaintalogiikalla' se toteutetaan? Tämä tarkoittaa 'liiketoimintasuunnitelman' laatimista palveluille. On perusteltua, että ylläpitosuunnitelmat toteutetaan osana Suomen virtuaaliyliopiston palvelukonseptia.

Ylhäältä alas ja alhaalta ylös -toimintatavat

Yliopistojen kyky keskustella valmisteluvaiheen asioista on hyvä. Keskustelun johtaminen, päätöksenteko ja niihin sitoutuminen sekä johdonmukainen toiminta vaativat kehittämistä.

Suomessa ollaan samassa vaiheessa kuin eurooppalaisessa virtuaaliyliopistojen kehittämistyössä yleensä. Eurooppalaisessa keskustelussa keskeiseksi teemaksi on noussut ylhäältä alas johdetun (top-down) ja alhaalta ylös johdetun (bottom-up) toimintatavan tarkoituksenmukainen käyttö. Suomen virtuaaliyliopistossa näiden lähestymistapojen käyttö ei ole optimaalista.

Suomen virtuaaliyliopisto sai nykyisen muotonsa top-down-päätöksellä, jota oli edeltänyt laajahko toiminta ja keskustelu bottom-up-periaatteella. Rahoituksen päätökset on toteutettu koko ajan noudattaen ministeriön top-down-tulosohjausperiaatetta vaikka Suomen virtuaaliyliopistolle ei ole asetettu tulostavoitteita. Ministeriö on halunnut käyttää bottom-up-päätöksenteon logiikkaa.

Tämä menettely onkin ollut perusteltua hankkeen ensimmäisten vuosien aikana, jolloin haluttiin käyttää yliopistoverkostojen innovointivoimaa uusien avausten tekemiseen. Nyt Suomen virtuaaliyliopistolla on kuitenkin määritelty strategia (pdf). Yliopistot haluavat strategian mukaisesti säästää resursseja, keskittyä perustehtäväänsä ja hyödyntää toistensa vahvuuksia oman toimintansa tueksi lisäämällä keskinäistä työnjakoa.

Kehittääkö itse vai ostaa

Toinen eurooppalaisessa keskustelussa esiin tullut teema on, kehittääkö itse vai ostaa. On esitetty näkemyksiä, että kannattaa aina ostaa, jos tiettyyn tarpeeseen ostettava ratkaisu on tarjolla. Näin saadaan tieto- ja viestintätekniikkaa nopeutetusti hyötykäyttöön.

Vasta-argumenttina on esitetty, että kehittämisen myötä syntyy osaamista ja eri toimijoiden sitoutumista, mitkä ostamisvaihtoehdossa jäävät vähemmälle. Suomen virtuaaliyliopiston toimintalogiikkaan kuuluu ainakin muilta konsortion jäseniltä ostaminen. Tätä taitoa voidaan hyödyntää myös laajemmin. Tämän toimintakulttuurin omaksumista suositellaan myös opetusministeriön eOppimisen selvitysmiesraportissa (M. Markkula, 2003), jossa esitetään 'vaativan ostajuuden kehittämistä'.

SVY:n hallinto- ja johtamisjärjestelmä selkeytettävä

Suomen virtuaaliyliopiston hallinto- ja johtamisjärjestelmä eivät ole selkeitä. Esimerkiksi rahavirrat, tavoitteiden asettelun linjat, raportointi tai työvoiman sijoittelu eri osaprojekteihin osoittavat kaikki erittäin sekavaa rakennetta. Kun tarkastellaan näiden virtojen keskinäisiä riippuvuuksia, ollaan tilanteessa, jossa kukaan ei vastaa kenellekään mistään mitään tai että kaikki vastaavat kaikesta kaikille.

Suomen virtuaaliyliopiston strategisten tavoitteiden saavuttaminen edellyttää hallinto- ja johtamisjärjestelmän pikaista selkiyttämistä. Strategian toteuttaminen edellyttää top-down-toimintatavan vahvistamista. Vain näin voidaan päästä konsortiosopimuksen linjaamiin ja strategian mukaisiin tavoitteisiin.

Anita Lehikoinen kirjoitti tällä samalla Näkökulma-palstalla marraskuussa:  Lehikoisen tarkastelema Bolognan prosessi suomalaisessa yliopistokentässä toimii hyvänä esimerkkinä. Prosessi toteutetaan sekä kansallisella että eurooppalaisella tasolla top-down-ohjauksen periaatteella. Ministerit sopivat miten toimitaan ja kansallisten päättäjien tehtävänä on organisoida tarvittava työ. Yliopistoilta ei edes kysytä, haluavatko ne olla mukana.

Suomen virtuaaliyliopistolla on hyvä mahdollisuus toteuttaa konsortiosopimuksen mukaiset tehtävät. Sillä on myös mahdollisuus toteuttaa yliopistojen määräämä strategia. Olennaista on, minkälaisiin muutoksiin eri toimijat ovat valmiita.

Tiimityö ja toimintavaltuudet

Muutos edellyttää vahvaa tiimiä, jonka vahvuus ei perustu vain tiimiin ja sen jäseniin vaan ennen kaikkea sen asettajalta saamaan valtuuteen. Asettajan selkeä näkemys ja toimintavaltuudet takaavat muutoksen onnistumisen. Vasta tällöin SVY on riittävän vahva saamaan aikaan toiminnallisia muutoksia yliopistokentässä. Ilman näitä toimenpiteitä muutokset perinteikkäässä yliopistotoiminnassa ovat mahdottomia.

Pekka Kess

Kirjoittaja on Suomen virtuaaliyliopiston kehittämisyksikön johtaja.