Yksinkertainen on kaunista sähköisessä asioinnissakin

Mikko Markkola

Juuri näihin aikoihin Tampereen yliopiston www-sivut täyttävät kymmenen vuotta. Palvelu on kehittynyt "ylimääräisestä" tiedotuskanavasta verkkopalvelujen kokoelmaksi. Verkkopalvelujen käyttö ja kehittäminen on muuttunut "hypestä" yliopiston normaaliin toimintaan integroiduksi osaksi. Nyt myös lainsäädäntö sekä mahdollistaa että edellyttää sähköisiä palveluita.

Verkkopalvelut voidaan jakaa tiedotukseen, vuorovaikutukseen, sähköiseen asiointiin ja yhteistyöhön eri organisaatioiden välillä. Olemme edenneet pienten askelten politiikalla kaikkien edellä mainittujen vaiheiden kautta. Tampereen yliopisto otti www-palvelun tiedotuskäyttöön keväällä 1994. Melkein heti tuon jälkeen minulle esitettiin kysymys, milloin tenttitulokset ovat netissä. Vastasin silloin, että heti kun meillä on intranet. Vuoden 2000 keväällä näin myös tapahtui. Miksi tässä kuitenkin meni näin kauan aikaa?

Tulkintani mukaan henkilötietoja ei saa laittaa avoimeen Internetiin, joten toimiva ja laillinen sähköinen asiointi edellyttää intranetin olemassaoloa, mikä taas edellyttää toimivaa käyttäjätunnusten hallintaa. Lisäksi tavoitteenamme on ollut, että toteutuksen jälkeen uusi palvelu ei aiheuta lisätöitä ja että se kokonaisuutena toimii paremmin kuin aikaisempi tapa. Kun meillä oli selvä palvelun tarve, tunnetut käyttäjät, intranet sekä opiskelijatietojärjestelmä, joka osasi tehdä ilmoitustaululistasta kopion www-sivuksi, palvelu otettiin käyttöön. Emme edes olleet viimeisiä yliopistoja tällä saralla.

Tampereen yliopiston kokoisessa organisaatiossa nähtiin tuolloin järkevimmäksi toteuttaa käyttäjätunnistus sellaisella käyttäjätietokannalla, johon kopioidaan opiskelijoiden ja henkilökunnan tiedot operatiivisista järjestelmistä eli opiskelijatietojärjestelmästä ja henkilö- ja virkarekisteristä. Tämä mahdollistaa sekä tunnuksen avaamisen että sulkemisen oikea-aikaisesti. Tämä tuntuu edelleen oikealta ratkaisulta. Tämäntapaisten hyvien käytänteiden nopeaa liikkumista yliopistotoimijoiden kesken toivon edistettävän kaikin mahdollisin keinoin.

Verkkopalveluiden uusi vaihe

Vuonna 2004 Tampereen yliopistossa on varsin yleisessä käytössä käsite sähköinen asiointi. Hahmottaakseni paikkaamme nettiavaruudessa tein 30. maaliskuuta google-metodilla pikaisen selvityksen ja havaitsin, että sanoilla "sähköinen" ja "asiointi" Tampereen yliopisto löytyi linkkilistalla kahdeksannelta sijalta. Triplayhdistelmä "sähköinen" ja "asiointi" ja "yliopisto" nosti listan kärkeen Tay:n avoimen yliopiston asiointisivun ja Tampereen yliopiston NettiOpsun. Tämä vakuutti minulle, että olemme tässä asiassa oikealla tiellä. Tähän kirjoitelmaan Tampereen yliopistosta poimimani esimerkit kertovat niistä periaatteista, joita pidän hyvinä mutten ainoina oikeina tapoina toimia.

Yliopistot ovat juuri nyt siirtymässä verkkopalveluiden kehityksessä entistä jalostuneempaan ja vaativampaan vaiheeseen eli yhteistyöhön eri organisaatioiden välillä. Keskeisimpänä haasteena on JOO-sopimuksen toteuttaminen. Samaan aikaan edellytetään HOPS:ien laajamittaista käyttöönottoa lähivuosina. Kansainvälisiä kehittämistarpeita taas tuo Bolognan prosessin tavoitteena olevan EHEA:n eli eurooppalaisen korkeakoulutuksen alueen luominen, joka edellyttää kansallisten järjestelmien kehittämistä kansainvälisesti määriteltyjen tavoitteiden mukaisesti.

Tällaisten norsujen syönti on vaikeaa varsinkin ilman palastelua. Monitahoiset ongelmat edellyttävät työntekoa ja ajattelua. Ehkä mieluummin päinvastaisessa järjestyksessä ja ääritapauksessa molempien tekemistä yhtäaikaa - vieläpä yhdessä muiden toimijoiden kanssa.

Heitän tähän tietokoneista ja tietojärjestelmistä kaksi yksinkertaista käsitystä, jotka auttanevat ymmärtämään ajatukseni kulkua. 1) Kone on tyhmä ja 2) Kone ei tee mitä haluat, vaan mitä käsket sen tehdä. Tietojärjestelmäsuunnittelussa yksi jäsentävä lähestymistapani on, että jos homma ei toimi paperiprosessina, niin ei se toimi sen paremmin sähköisestikään - jos toimii ollenkaan. Yleisesti hyväksyttynä tavoitteenamme on tehdä yksinkertaisia sovelluksia, jotta käyttäjät osaisivat niitä käyttää ja ylläpito ja kehittäminen olisi joustavaa.

Mitä Bolognan prosessi edellyttää? Eurooppalaista akateemisten kansalaisten liikkuvuutta ei tulevaisuudessa voi toteuttaa ilman tutkintotodistukseen liitettävää Diploma Supplement -asiakirjaa, jota ei puolestaan pysty toteuttamaan, ellei opiskelijatietojärjestelmä ole monikielinen. Meillä on kieliksi valittu suomi ja englanti. Tämän lisäksi opinnot on mitoitettava ECTS-järjestelmän mukaisesti.

HOPS:n käyttöönotto edellyttää yliopiston päätöstä siitä, mikä on HOPS, mitä sillä tehdään ja milloin ja ketkä ottavat sen käyttöön. Tämän jälkeen voidaan määritellä, mitkä ovat eHOPSin keskeiset ominaisuudet ja mitä muita ominaisuuksia siihen voidaan myöhemmin toteuttaa. Kuulohavaintojen perusteella Suomessa on menossa lähes 30 erilaista HOPS-projektia. Uskon, että hyvällä valtakunnallisella yhteistyöllä toteutukseen asti ei tarvitse viedä aivan näin monta hanketta.

Yhteistyö edellyttää yhteistä kieltä ja yhteneviä toimintatapoja

Mitä eHops edellyttää muilta tietojärjestelmiltä? Käsitykseni mukaan eHops on uusi opiskelijatietojärjestelmän käyttöliittymä, joka edellyttää toimivaa sähköistä asiointia, sähköisen opetussuunnitelman ja vuosittaisesta opetustarjonnasta kertovan opetusohjelman olemassaoloa. Kun tähän yhdistetään yliopistojen välinen joustava opiskelu, päästään esittämääni verkkopalveluiden kehittyneimpään vaiheeseen, jossa käsitteet ja toimintatavat on määriteltävä niin yksikäsitteisesti, että eri yliopistojen toimijat ja tietojärjestelmät ymmärtävät toisiaan oikein.

Tämä on toiselta nimeltään standardointia, mutta ei se ole edes yhteiskuntatieteellisen yliopiston edustajalle kauhistus. Juuri tänä keväänä on päästävä valtakunnalliseen yksimielisyyteen niinkin yksinkertaisista käsitteistä kuin opintojakso ja opintokokonaisuus sekä niiden ominaisuuksista. Onneksi tätä työtä tehdään jo. Opintojakson määrittely valmistunee toukokuussa, ja sähköisen opetussuunnitelman ja -ohjelman sekä mainitun eHops:n peruskysymyksiä ratkotaan Suomen virtuaaliyliopiston järjestämässä työpajassa 20. huhtikuuta Tampereella. Yhteisen kielen lisäksi yliopistojen välinen asiointi edellyttää luottamukseen perustuvaa, turvallista ja toimivaa käyttöoikeuksien hallintaa.

Lisätietoja eOpinto-opas-kehittämistyöstä löytyy Verkostopalvelusta.

Palveluiden käytön edellytykset

Miten palvelut saadaan käyttöön? Palvelulla on oltava tarve ja aito kysyntä. Tarvetta on ollut jonkin verran. Edellisen puolentoista vuoden aikana Tampereen yliopiston sähköisen asioinnin palveluihin on kirjauduttu yli 160 000 kertaa. Lisäksi tiedottaminen ja ohjeistus ovat tärkeitä asioita. Yliopiston www-sivut ovat yliopistoyhteisön jäsenten työkalu, joten sähköisistä palveluista voi hyvin tiedottaa siellä, mutta kaikkia muitakin medioita on syytä käyttää, jotta uusia käyttäjiä saadaan.

Käyttöongelmia on Tampereen yliopistossa ollut vähän, ja suuri osa niistä on liittynyt palvelun vaatimiin evästeisiin ja edellytettyyn 128-bittiseen salausavaimeen. Näistä asioista on tehty ohje näkyvälle paikalle NettiOpsun kirjautumissivulle. Nyt kun kaikki pystyvät teknisesti toteuttamaan sähköisiä palveluita, suunnitellussa voidaan ja pitää ottaa huomioon myös erilaisten käyttäjäryhmien edellyttämät saavutettavuus- ja käytettävyysvaatimukset.

Kaikissa yliopistoissa on jo verkkopalvelustrategia, jonka tarkoitus on täydentää yliopiston toimintastrategiaa niin, että siihen sisältyy sähköisten palvelujen kehittäminen. Tavoitteena on, että verkkopalveluista olisi selvää hyötyä sekä käyttäjälle että palvelun tuottajalle. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi sitä, että Tampereen yliopistossa ei suunnitella eikä toteuteta verkkopalveluita, joiden seurauksena henkilökunta toistaa palvelun pyytäjän tekemän työn. Palvelun tarjoajalle hyödyn pitää näkyä työtehtävien vähentymisenä ja tiedonsiirron tehostumisena. Asiakkaalle hyödyn pitää näkyä tiedonhaun ja asioinnin helpottumisena.

Strategiaa on pyritty toteuttamaan yhdistämällä eri yksikköihin hajaantunut asiointi ja tietojen ylläpito siten, että käyttäjä näkee verkkopalvelun muttei välttämättä tiedä sen ylläpitäjää, jos se ei ole tarpeen. Tästä annan esimerkin opiskelijan sähköiset palvelut yhteen paikkaan kokoavasta sivustosta. Tästä jalostuneempi versio on opiskelijatietojärjestelmän palvelut kertakirjautumisella tarjoava NettiOpsu. Kaikelle kansalle avoimet yliopiston toiminnasta kertovat tilastot on koottu yhdelle sivulle, joten tiedon tarvitsijan ei tarvitse tuntea yliopiston organisaatiokaaviota.

Tulevia haasteita

Selvitysmies Sakari Ahola esittää yliopistojen yhteishaun toteuttamista hakija- ja opinto-oikeusjärjestelmään. Toteuttaminen lienee mahdollista, koska Harek oli ensimmäisiä www-pohjaisia laajassa käytössä olevia viranomaissovelluksia. On siinä kuitenkin haastetta kerrakseen, jos tehdään täysin sähköisellä asioinnilla yliopistoihin toteutettava haku - siis valtaosin ilman täydentävää tai rinnakkaista paperiprosessia. Miten tunnistetaan 70 000 hakijaa luotettavasti, kevyesti ja yksinkertaisesti ilman raskaita ohjeita? Tulee mieleen ehdottaa sähköisen tunnistuksen mahdollistavan kortin tai muun esineen jakamista ainakin kaikille lukiolaisille.

Lopuksi

Olen tässä keskittynyt lähinnä opiskeluun liittyvään sähköiseen asiointiin, mutta tulevaisuudessa myös henkilöstön sähköinen asiointi tulee kattamaan sellaisen palvelussuhteeseen liittyvän asioinnin, joka soveltuu sähköisiksi palveluiksi. Koko yliopiston toiminnan kannalta olisi mm. poistettava kaikki esteet, jotka estävät pysyvästi säilytettävän aineiston sähköisen arkistoinnin.

Koska yliopistossa annetaan tutkimukseen perustuvaa korkeinta opetusta, yliopiston toiminta on toteutettava niin esimerkillisesti, että opiskelijat oppivat yliopistossa opiskellessaan hyvät käytänteet niin henkilötietolain soveltamisesta kuin muustakin oleellisesta lainsäädännöstä ja sen oikeasta soveltamisesta. Täten opiskelijat saavat hyvän mallin toimivan ja turvallisen sähköisen asioinnin toteuttamisesta tulevia työtehtäviään varten.

Mikko Markkola, tietojärjestelmäpäällikkö

Kirjoittaja työskentelee Tampereen yliopiston opinto- ja kansainvälisten asiain osastossa vastuualueenaan opiskelijatietojärjestelmä.