Tampereella vaihto-opiskelijoille tarjotaan verkon kautta neljän korkeakoulun opintoja – sujuuko sähköinen asiointi?

Käyttäjänäkökulmia ristiinopiskelun sähköiseen hakuprosessiin

Tapaus 1: Sabine

Sabine on löytänyt Tampereen korkeakoulujen yhteisestä englanninkielisestä SITR-kurssitarjonnasta kaksi mielenkiintoista kurssia, jotka järjestetään yhdessä Tampereen yliopistoista. Tänä keväänä vastaavanlaisia kursseja ei järjestetä siinä ammattikorkeakoulussa, johon Sabine on saapunut vaihto-opiskelijaksi. Onneksi oma kotiyliopisto Saksasta ilmoittaa Sabinelle, että kyseiset kurssit sopivat hyvin hänen vaihto-opiskelujaksonsa opintosuunnitelmaan. Niinpä Sabine poimii kurssit ostoskoriinsa ja kirjautuu oman suomalaisen ammattikorkeakoulunsa tunnuksilla täyttämään sähköisen hakemuksen yliopiston kursseille. Haku hoituu kätevästi, kun osa tiedoista on jo automaattisesti valmiiksi esitäytetty ja ne siirtyvät ammattikorkeakoulusta yliopistolle.

Pian Sabine saa sähköpostiinsa ilmoituksen, että hän täyttää molempien kurssien esitietovaatimukset ja on siten tervetullut mukaan kursseille. Samalla hän saa myös ohjeet, miten toiseen Tampereen alueen korkeakouluun käydään ilmoittautumassa opiskelijaksi. Kätevää, ettei tämän vuoksi tarvinnut lähteä minnekään, vaan asia hoitui omalla tietokoneella, tuumaa Sabine.

Tapaus 2: Wyngyong

Wyngyong on suorittanut kaikki englannin kielen kurssit omassa kotimaassaan parhain arvosanoin, mutta ei ymmärrä kenenkään eurooppalaisen puhetta. Jos hän nyt sanoo sen jollekin ääneen, hän menettää kasvonsa kaikkien silmissä. Parasta siis vain hymyillä ja nyökytellä kaikille niin kuin ymmärtäisi. Onneksi kaikki ohjeet SITR-kursseille hakemiseen löytyvät Internetistä. Siellä asioidessa ei tarvitse jännittää, ymmärtääkö eurooppalaisten puhetta vai ei.

Tapaus 3: Salvatore

Salvatore on ärsyyntynyt. Hän ei päässytkään mukaan ammattikorkeakoulun kurssille, koska haki sille myöhässä. Myöhässä?? Täytyykö Suomessa noudattaa määräaikoja ja ohjeita?? Eikö asiasta voisi vielä neuvotella jonkun kanssa? Salvatore ihmettelee, miksi Suomessa pitää kaikkialla käyttää tietokonetta, jotta saa asiansa hoidetuksi. Olisi paljon mukavampi mennä jututtamaan kv-toimiston väkeä ja opettajia ja yrittää vielä neuvotella itsensä mukaan kurssille.

Kun yliopiston kv-toimistossa on opastettu Salvatore kädestä pitäen jälleen kerran Internetiin ja kerrottu, että kaikki tieto todellakin löytyy sieltä, Salvatore löytää muitakin mielenkiintoisia kursseja, jopa omasta yliopistostaan. Hän päättää kuitenkin vielä varmuudeksi käydä jututtamassa mahdollisimman montaa opettajaa ja hallintohenkilökunnan jäsentä jokaisessa Tampereen alueen korkeakoulussa.

Ammattikorkeakoulu- ja yliopistorajat ylittävän sähköisen asioinnin pilotti

Vuonna 2005 SITR-hankkeessa päätettiin koota verkkoon neljän korkeakoulun yhteinen ulkomaalaisille vaihto-opiskelijoille suunnattu englanninkielinen opetustarjonta ja solmittiin sopimus vaihto-opiskelijan erityisestä ristiinopiskeluoikeudesta. Sitä varten hankkeessa kehitettiin yhteinen sähköinen hakuprosessi ja yhteinen sähköinen opiskelijaneuvonta. Sähköinen asiointi nähtiin ainoana mahdollisuutena varmistaa jokaiselle Pirkanmaalla opiskelevalle vaihto-opiskelijalle, sijainnista riippumatta, yhtäläinen mahdollisuus hyödyntää hankkeen palveluita.

Kehitystyön tuloksena vuosina 2006–2007 SITR-verkostolla oli käytössä itse tehty sähköinen hakuprosessi kurssien valinnasta opinto-oikeuden myöntämiseen. Hakuprosessi oli käyttäjän kannalta yksinkertainen ja helppo. Siitä puuttui kuitenkin opiskelijan sähköinen tunnistaminen. Siksi jokaisen hakijan tietojen oikeellisuuden ja opiskelijastatuksen (tai sen puuttumisen) tarkistaminen vei paljon aikaa.

SITR-verkoston siirryttyä vuoden 2008 alussa käyttämään SVY:n palveluyksikön ylläpitämää Joopas-hakujärjestelmää hakemusten käsittely on nopeutunut: Ainoastaan verkoston korkeakouluissa kirjoilla olevat opiskelijat pystyvät hakemaan kursseille, ja automaattisesti välittyvät hakijan tiedot ovat luotettavampia kuin opiskelijan itsensä kirjoittamat. Samalla SITR-verkosto siirtyi käyttämään myös SVY:n Joopas.fi-palvelun osana olevaa kurssitietokantaa, tavoitteena kurssitietojen automaattinen siirtyminen sekä päivittyminen tulevaisuudessa.

SITR-verkoston tarpeisiin räätälöity järjestelmä ja sähköisen asioinnin haasteet

Tampereen alueen korkeakoulujen yhteisen SITR-verkoston tarpeisiin SVY:n kanssa räätälöity uusi järjestelmä mahdollistaa vaihto-opiskelijoille entistä saumattomamman hakuprosessin kurssien valinnasta opinto-oikeuden myöntämiseen. Se tarjoaa myös uudenlaisen mahdollisuuden paikallisen opiskelijaliikkuvuuden tilastointiin ja raportointiin. Edellytyksenä on kuitenkin, että kaikki kohderyhmän opiskelijat saadaan asioimaan sähköisesti ja käyttämään uutta järjestelmää.

Opiskelijan kannalta uusi sähköinen haku on monivaiheisempi kuin ennen, mikä voi tuntua monimutkaiselta. Ulkomaalaiset opiskelijat ovat kohderyhmänä muutenkin haasteellinen, sillä heidän halukkuutensa ja valmiutensa asioida sähköisesti vaihtelevat. Sähköinen asiointi ole niin yleistä muualla maailmalla kuin Suomessa. Suomalainen itsepalveluyhteiskunta ja -kulttuuri on monelle ulkomaalaiselle opiskelijalle suuri järkytys.

Suomessa oppimassa myös sähköistä asiointia

Sabine ja Wyngyong ovat lukeneet tarkasti sähköisesti saamansa ohjeet ja löytävät perille oikeaan luokkaan, oikeaan aikaan. Luokassa Wyngyongia kohtaa iloinen yllätys: Tampereella on sittenkin muitakin omanmaalaisia vaihto-opiskelijoita! Sabinelle puolestaan monet kurssilaiset ovat jo entuudestaan tuttuja Erasmus-opiskelijoiden Facebookista.

Salvatorea ei näy luennolla. Hän ei koskaan malttanut lukea loppuun asti saamiaan sähköisiä toimintaohjeita, vaan lähti mieluummin etsimään juttuseuraa kahvilasta. Kaikki hallinnolliset ohjeet ovat hänestä äärimmäisen tylsiä ja turhia. Ne voi siis heti suoraan deletoida, lukematta.

Mandan ei lue sähköpostejaan eikä saa siksi mitään hallinnollisia tiedotteita. Hän ei ole koskaan edes aktivoinut oman Tampereen korkeakoulunsa käyttäjätunnuksia. Mandan jättää kurssin kesken kuullessaan, että essee pitäisi palauttaa opettajalle sähköpostitse. Havaittuaan, että Suomesta on vaikea saada töitä, jos ei osaa käyttää tietokonetta, Mandan ilmestyy kv-toimistoon tiedustelemaan, järjestetäänkö tänä kesänä atk:n peruskursseja.

SITR-hankkeessa Tampereen alueen ulkomaalaisille opiskelijoille suunnattujen sähköisten palveluiden kehittäminen jatkuu. Kaikesta huolimatta ja juuri siksi.

Maria Kristiina Virtanen

Kirjoittaja vetää Tampereen alueen korkeakoulujen yhteistä kansainvälistymishanketta . Tampereen yliopiston, Tampereen teknillisen yliopiston, Tampereen ammattikorkeakoulun ja Pirkanmaan ammattikorkeakoulun yhteisessä SITR-hankkeessa kehitetään alueen ulkomaalaisille korkeakouluopiskelijoille opiskelua, kotiutumista ja työelämään siirtymistä edistäviä palveluita. Hankkeen eri osaprojekteissa rahoittajina ovat mm. Opetusministeriö, EU, SVY, UNIPOLI Tampere, Tampereen kaupunki ja Pirkanmaanliitto.